Marnotrawstwo to wydaje się mało kosztowne, ponieważ zwykle jeśli coś jest źle wykonane, ląduje w koszu, a temat zaczyna się od nowa. Nie musi to być wcale fizyczny kosz, ale również ten na pulpicie albo w głowie. Jeśli natomiast okaże się, że nie trzeba niczego wyrzucać, ponieważ można wyeliminować dany defekt, wystarczy poświęcić jeszcze trochę czasu i sprawa będzie załatwiona. Tylko czy na pewno tak to wygląda? Nie do końca.

Na wytworzenie produktu lub wykonanie usługi z defektem poświęca się kosztowne zasoby takie jak materiały, czas, energię oraz przestrzeń, które stają się stratą. Jeśli uda się dokonać naprawy bądź modyfikacji prowadzącej do eliminacji kłopotu, na tym etapie zużywa się ponownie wspomniane zasoby, a co za tym idzie koszty stają się jeszcze wyższe. W randze wielkości strat, zdecydowanie lepiej, kiedy błąd zostanie odkryty jeszcze na terenie przedsiębiorstwa/firmy. Jeśli problem zostanie rozpoznany przed dostarczeniem do odbiorcy, z całego przedsięwzięcia odchodzą chociaż koszty logistyczne oraz najgorsze w tym przypadku niezadowolenie klienta. Natomiast gdy dochodzi do reklamacji zewnętrznej, w której to błąd odkrywa sam klient, narzekanie oraz każdy grosz trzeba wziąć na siebie.

Czym są braki i defekty?

To ostatnia Muda opisana w serii artykułów „Nie trawimy marnotrawstwa„, która plasuje się na liście zdefiniowanych, typowych strat. Brakiem określany jest błąd, ubytek, bądź faktyczny deficyt produktu lub usługi.

W pełnym rozpoznaniu i analizie pomogą Ci przykłady. Z pewnością bowiem sam/a doświadczasz defektów z zewnętrznego otoczenia, jak i sam/a jesteś ich sprawcą/sprawczynią. Pamiętaj też o idei tego co właśnie czytasz. Wszystkie przekazane treści to nie panaceum na sposób bycia, a praktyczne porady poparte merytorycznym zapleczem oraz zebranymi doświadczeniami. Na tej podstawie możesz podjąć próbę usprawniania organizacji pracy oraz codziennych obowiązków, a jak sam Napoleon Bonaparte powiedział: „tylko ten błędów nie popełnia, kto nie robi nic”.

Zatem błędy i defekty to:

• Przypalony albo nawet spalony obiad, który nie nadaje się do zjedzenia.
• Dodanie soli zamiast cukru do kawy lub herbaty.
• Wydrukowanie dokumentu na stronie, na której już znajduje się nadruk.
• Wykresy w raporcie lub sprawozdaniu, które nie są adekwatne do zawartych tabel oraz pozostałej treści dokumentu.
• Zafarbowanie włosów na platynę, choć miał być blond, poprzez zbyt długie trzymanie farby na głowie.
• Niedodanie jajek do ciasta, choć tak podawał przepis.
• Sytuacja, w której ktoś siadł na świeżo pomalowanej przez Ciebie ławce w ogrodzie.
• Ocena niedostateczna ze sprawdzaniu.
• Błędy pisowni.
• Niepoprawne zwymiarowanie rysunku technicznego w AutoCADzie.
• Ustawienie ekspozycji w witrynie sklepowej, ale niezgodnie z założonym wzorem.
• Ubranie z dziurą, błędnym ściegiem lub fabrycznie niezszytą kieszenią.
• Wady jakościowe wytworzonych produktów w danym zakładzie przetwórczym.
• Wysłanie do klienta pudełka z 5 podzespołami zamiast 6.
• Wyprodukowanie podzespołów z ubytkami lub smugami na powierzchni części.
• Przeprowadzenie szkolenia na podstawie niesprawdzonego źródła merytorycznego.

Chyba nie trzeba wymieniać więcej, ponieważ już w tej chwili masz z pewnością w głowie kilka pomysłów, czym dla Ciebie są braki i defekty. Standardowo możesz pobrać Kartę Pracy i przelać na nią wszystkie swoje myśli, poczynając od tych najbardziej prozaicznych, aż po problemy wyższej rangi.

Jak w takim razie przeciwdziałać brakom?

• Zaczynając od najprostszego narzędzia jakim jest Check Lista, możesz wyeliminować pierwsze lub przypadkowe defekty. Choć wydaje Ci się pewnie, że taka własna lista rozwiąże tylko te błahe kwestie, zaryzykuj i sprawdź, a efekty mogą pozytywnie przerosnąć Twoje oczekiwania.

Check Listę możesz napisać sam/a na czystej kartce papieru A4 lub na małej karteczce typu post-it. W Sklepie Czasu znajdziesz również karteczki elektrostatyczne. Wybraliśmy je dla Ciebie ze względu na bardzo wysoki poziom funkcjonalności i estetyki (przyklejasz na tablicę lustrzaną lub gdzie chcesz i jak chcesz, nie pozostawiając śladu na powierzchni).

Check Lista może posłużyć Ci nie tylko do spisania listy zakupów, ale również do weryfikacji wszystkich składników jakie mają znaleźć się w obiedzie, czy cieście jakie upieczesz. Oprócz tego, możesz na niej umieścić notatki, co powinieneś/powinnaś zabrać do pracy lub szkoły, albo jakie wykresy mają znajdować się w konkretnych raportach. Check Lista nada się również do nauki – wypisując wszystkie tematy do przestudiowania, będziesz pewny/a, że niczego nie pominiesz.

• We wszystkich wcześniejszych artykułach o marnotrawstwie nie zabrakło słów o sile nawyków oraz budowaniu standardów. W tym miejscu warto połączyć to z pewną ideą jaką jest jakość wbudowana w stanowisko pracy. Przenosząc się na płaszczyznę produkcyjną oraz organizację procesów zgodną z metodyką Lean Management (Szczupłe Zarządzanie), bardzo ważną koncepcją w jej strukturze jest Jidoka. O niej będziesz miał/a okazję przeczytać więcej już wkrótce, ale na potrzeby analizy właśnie teraz musisz dowiedzieć się kilku kwestii. W ramach postępowania zgodnego z Jidoka przedsiębiorstwa dążą do tego, aby poprawność wykonywania procesów przez ludzi, jak i maszyny sprawdzana była przez nich samych. Idea zakłada więc, że błędy powinny być minimalizowane poprzez prawidłowe standardy pracy, a ich wykrycie wynika ze świadomości osoby wykonującej dany proces, a nie z ingerencji czynnika zewnętrznego, czyli kontroli jakości, bądź kolejnego gniazda.

Ty sam/a również możesz dążyć do wbudowania jakości w swoje nawyki, procesy, czy miejsce pracy. Samodzielna weryfikacja, znajomość standardów, odpowiednia wiedza, doświadczenie, korzystanie z instrukcji i procedur – to wszystko może wyeliminować niechciane defekty.

• Korzystaj z Instrukcji lub sprawdź niewiadomą w Internecie. Skoro wiesz, że możesz popełnić w danej czynności błąd, nie podejmuj ryzyka, tylko działaj prewencyjnie. A jeśli masz pewność co do przydatności przeczytanych treści (również tych zawartych w artykułach), sam/a wykonaj dla siebie instrukcję, do której w każdej chwili będziesz mógł/a wrócić. Pamiętaj przy tym o zachowaniu prostoty, wszystko co zapiszesz powinno być czytelne i zrozumiałe również po upływie czasu!
• Planuj. Planowanie eliminuje chaotyczne zachowania, a co za tym idzie utratę czasu i energii oraz pomyłki. Korzystając z kalendarza lub tablicy lustrzanej z podświetlonym harmonogramem, będziesz mógł/a lepiej organizować swoje obowiązki.

Poznałeś/aś już główną klasyfikację Muda, a każda ze strat została szczegółowo rozpracowana.

Rozpoznawanie, identyfikowanie i eliminowanie to działania zamknięte w niekończącym się cyklu. Jednak dbając o ciągłe doskonalenie własnej postawy oraz sposobu organizacji czasu musisz nieustannie pracować nad swoimi nawykami. Ale efekty warte są tego poświęcenia!

Już w najbliższym czasie będziesz miał/a okazję przeczytać o dwóch dodatkowych Muda. Czy wiesz dlaczego zawarte są poza główną klasyfikacją?