Jak dobrze zorganizować przestrzeń – czyli czym jest metoda 5S
Nie musisz być perfekcyjną Panią lub perfekcyjnym Panem domu, żeby umiejętnie organizować przestrzeń, jaka Cię otacza. Odpowiednia aranżacja miejsca faktycznie wymaga dbałości o porządek, ale nie jest to jedyny czynnik, który wpływa na końcowy efekt. Naprzeciw takiemu zapotrzebowaniu wychodzi Metoda 5S, której zastosowanie na pewno będzie dla Ciebie użyteczne, jeśli borykasz się z niektórymi sytuacjami i zadajesz przy tym pytania:
- Gdzie to leży?
- Mam to w pracy, w domu czy może zostało u rodziców?
- Byłem/am przekonana, że mam liść laurowy i ziele angielskie. Czy ktoś skoczy do sklepu?
- Czy to czas na zakupy? Nie mam w co się ubrać.
- Dlaczego stale muszę przynosić krzesło, żeby wyciągnąć ulubioną miskę z szafki?
- Czemu muszę wiecznie wstawać z krzesła, żeby pójść po segregatory z fakturami?
- Czemu tutaj jest tyle materiałów? Nie dość, że zapas na rok, to jeszcze cała masa zbędnych rzeczy na wszelki wypadek.
- Czy tylko ja umiem odkładać przedmioty na miejsce? Czy ktoś oprócz mnie mógłby stosować standardy?
- Czy zawsze musi być tutaj bałagan?
Czym jest 5S?
Metoda 5S stanowi jeden z fundamentalnych elementów Domu Toyoty, jak i metodyki Lean Management (Szczupłe zarządzanie). Jeśli śledziłeś/aś wcześniejsze artykuły, to z pewnością już wiesz, że składa się ona z pięciu następujących po sobie etapów, mających na celu doprowadzenie do prawidłowo zorganizowanego, uporządkowanego, bezpiecznego, a także ergonomicznego miejsca pracy. Dzisiejszym celem jest ukazanie, że wspomniane miejsce pracy może odnosić się do każdej przestrzeni i zależy wyłącznie od perspektywy, jaką przyjmiesz. Pojęcie „miejsce pracy” będzie więc nagminnie powtarzane i wyjątkowo tym razem nie będziemy się przejmować zasadami języka polskiego. Czy Ty też przymkniesz oko?
Tak też miejscem pracy może być faktycznie hala produkcyjna, stanowisko lub gniazdo technologiczne, magazyn, przestrzeń biurowa, apteka, sklep spożywczy, ale także Twój dom czy mieszkanie, a w nim kuchnia, łazienka, garderoba i pozostałe pokoje. Skoro na potrzebę lepszej organizacji wszystko można określić miejscem pracy, czas przejść do odrobiny teorii, która zostanie odpowiednio podzielona tak, abyś mógł/mogła zastosować ją dokładnie wszędzie.
1S – Selekcja (Sortowanie)
Polega na identyfikacji wszystkich przedmiotów w danej przestrzeni (stanowisko, biuro, kuchnia itp.). Następnie Twoim zadaniem jest ustalenie kryteriów oraz dokonanie oceny, które z elementów są:
- niezbędne do wykorzystywania na stanowisku,
- użyteczne, ale mogą znajdować się tymczasowo w innym miejscu lub zostać umieszczone w pudełkach, na strychu, w garażu lub po prostu w magazynie,
- definitywnie są niepotrzebne.
Do przeprowadzenia analizy będzie przydatna tak zwana kampania czerwonych kartek, która pozwoli Ci podjąć trudne decyzje o przeniesieniu bądź usunięciu części rzeczy i na chwilę zapomnisz o syndromie chomika.
2S – Systematyka
Krok ten odpowiada za poukładanie przestrzeni oraz przejrzyste oznaczenie jej elementów. Nadrzędną ideą w planowaniu rozmieszczenia przedmiotów jest to, aby wszystko co związane jest z danym miejscem pracy było praktyczne, ergonomiczne, zawsze łatwe do znalezienia, jak i powtórnego odłożenia. Dlatego też:
- Przedmioty najczęściej używane umieść w zasięgu rąk – na półkach lub regałach do których często sięgasz, w szufladach nie wymagających nagminnego schylania.
- Przedmioty ciężkie umieść na dolnych półkach lub regałach – to chyba jasne, że gdyby leżały na samej górze, w trakcie wyciągania mogłyby zaskoczyć Cię swoim ciężarem, zwiększając ryzyko upuszczenia, a co za tym idzie uszkodzenia wszystkiego dookoła, nie mówiąc już o zagrożeniu zdrowia.
- Przedmioty lekkie umieść na wyższych półkach, ponieważ takie pobieranie nie przysporzy bólu pleców i nie pochłonie tyle energii.
Przedmiotów i materiałów poddanych selekcji powinno być znacznie mniej, w końcu już większość została przesiana. Jednak nie ma co się łudzić, że i tak pewnie większość półek będzie zajęta. Aby utrzymać nowo przyjęte założenia warto czasem zainwestować w dodatkowe pojemniki, pudełka lub organizery. Dlaczego drobne elementy lub te które należą do jednej kategorii dalej nie mają mieć swojego wspólnego miejsca?
Następnie do tego przychodzi jeszcze jedna kwestia. W parze z systematyką idzie zarządzanie wizualne i to ono pomoże Ci zwieńczyć nową organizację w drugim kroku 5S. W myśl metody koniecznie opisz nowe miejsca rozłożenia przedmiotów. W jaki sposób? Tworząc etykiety, korzystając z naklejek, markerów oraz wszystkiego co przyjdzie Ci jeszcze do głowy!
Co wykorzystywane jest jeszcze w tym kroku?
- Kolorowe etykiety i podpisy
- Tablice cieni
- Wyznaczanie linii oddzielających części przestrzeni
- Malowanie przedmiotów
- Projektowanie wizualizacji
Teraz pewnie przydałoby się wytłumaczenie PO CO TO ROBIĆ?
Jeśli masz w spiżarni opisane pojemniki z makaronami, mąką, przyprawami itd. to wiesz dokładnie, w którym miejscu uzupełnić stan, a ponadto wiesz, czego nie masz! Wyobraź sobie, że przyjeżdża do Ciebie mama, która chcąc Ci w jakiś sposób pomóc, wybiera się na zakupy, a potem uzupełnia poszczególne produkty według własnego uznania, co jak się okazuje zaburza Twoją wizję. Systematyka ma zapewnić, że każdy, czy bliska osoba, czy gość w Twoim domu, będzie umiał dobrze rozeznać się na stanowisku.
Tak samo wygląda kwestia Twojej garderoby lub zawartości biurka. Czy to nie jest ułatwieniem mieć w stałym, wyznaczonym miejscu codzienne bluzki, oddzielone od tych na wyjścia lub spotkania? Osobno rozmieszczone jeansy i eleganckie spodnie, a dalej poukładane skarpetki i resztę bielizny? Czy podział szuflad w biurku będzie aż taki bolesny? Na pewno nie! To sama przyjemność wiedzieć skąd wyciągnąć czyste kartki do drukarki oraz notatniki lub gdzie będą leżeć zapasowe zszywki i spinacze.
A potem jeszcze kilka innych usprawnień:
Jeśli w biurze usystematyzujesz ułożenie segregatorów zgodnie z porządkiem chronologicznym, przyklej na ich wszystkich bokach kolorową taśmę. Koniecznie na ukos! Dlaczego? Popatrz na zdjęcie ze strony https://lean.org.pl/5s-na-produkcji-i-w-biurze/.
Każdy kto będzie potrzebował wyjąć jeden lub kilka segregatorów z pewnością ułoży je z powrotem zgodnie z oznaczeniem, które symbolizuje upływ czasu.
Jeszcze należy Ci się wytłumaczenie i inspiracja, jakie zastosowanie spełniają linie odkładcze i tablice cieni. Wyobraź sobie, że robisz porządki w garażu i wykonujesz dla siebie tablicę do wieszania narzędzi. Oprócz standardowych etykiet możesz wykleić, namalować lub wyciąć dokładnie cień przedmiotu, który ma znajdować się w danym miejscu. Efekt prezentuje zdjęcie ze strony http://karbonit.pl/index.php/wyposazenie-produkcji/tablice-cieni.
Linie natomiast wyznaczą granicę gdzie odkładać poszczególne narzędzia czy przedmioty. Do ich wykonania przyda Ci się kolorowa farba lub po prostu taśma. Możesz tak podzielić regały w spiżarni, miejsca na poszczególne dokumenty w biurze, a nawet przesadnie wykleić stanowisko na laptopa, myszkę oraz długopisy.
3S – Sprzątanie
Krok ten polega na rzeczywistym wyeliminowaniu wszystkich zbędnych przedmiotów z miejsca pracy, które zostały wytypowane we wcześniejszych krokach, a także najzwyczajniej mówiąc na porządkach. Celem jest zapewnienie komfortowych warunków funkcjonowania oraz zadbanie o dobry stan przedmiotów oraz narzędzi, z których korzystasz.
Utrzymać czystość w miejscu pracy możesz poprzez rutynowe działania takie jak: zamiatanie, mycie podłogi, wycieranie kurzu, a także usuwanie odpadów. Ułatwiającym narzędziem jest też dedykowany kącik czystości, w którym umieścisz wszystkie środki i narzędzia do pielęgnacji. Tutaj też nie obędzie się od ustalenia opisów, ewentualnych cieni, a także przypisanej strefy pobierania i odkładania.
4S – Standaryzacja
To krok odpowiadający za utrzymanie wcześniej wypracowanych zmian, tak aby z upływem czasu stały się one Twoim nawykiem. Standaryzacja wymaga ściśle ustalonych zasad określających jednoznaczne sposoby postępowania. Narzędziami wspomagającymi będą instrukcje oraz listy kontrolne przypominające formularz audytowy. Brzmi to może zbyt poważnie jeśli chodzi o organizację przestrzeni domowej, ale wspólnie spisany standard oraz harmonogram sprzątania naprawdę może okazać się bardzo skuteczny. Natomiast w pespektywie biznesowej, prowadzonych przez Ciebie usług, sprzedawanych lub wytwarzanych produktów to must have! Dzięki instrukcji opisującej w jaki sposób rozmieszczać przedmioty, skąd je pobierać, gdzie odkładać oraz jak utrzymywać ten stan, poczynisz wielki krok w budowaniu kultury pracy i naprawdę wyeliminujesz mnóstwo marnotrawstwa.
5S – Samodyscyplina
To trudny krok, ponieważ wymaga determinacji w utrzymaniu wcześniej wykonanej pracy. Działaniem kluczowym jest nieustanne (ciągłe, częste i przede wszystkim regularne) kontrolowanie czy Twoje miejsce pracy jest wolne od zbędnych przedmiotów oraz zanieczyszczeń, czy dalej spełnia aspekty ergonomii i nie generuje marnotrawstwa. Zgodnie z metodyką, nieodłącznym działaniem w piątym kroku jest przeprowadzanie audytu. Każdy z etapów odpowiednio zawiera punkty kontrolne, odnoszące się kolejno do:
- odpowiedniej selekcji przedmiotów i narzędzi,
- ich prawidłowego rozmieszczenia oraz oznaczeń,
- porządku,
- aktualności standardów,
- przestrzegania zasad.
Analizując dokonane zmiany, a także ciągle doskonaląc dotychczasowy stan miejsca pracy, w samodyscyplinie znajdziesz duże powiązanie z filozofią Kaizen o której wkrótce przeczytasz znacznie więcej.
Poprzez przestrzeganie kolejnych kroków algorytmu 5S, wykonywane przez Ciebie działania powinny być bardziej efektywne oraz zredukowane o marnotrawstwo czasu, zbędne ruchy, czy też niepotrzebny transport. Jako że celem jest optymalizacja wykorzystania oraz ustawienia poszczególnych elementów stanowiska, efekt powinien przynieść Ci:
- łatwiejszy dostęp do wszelkich narzędzi oraz używanych części, niezbędnych do wykonania czynności,
- zmniejszenie prawdopodobieństwa popełnienia błędów,
- wydłużenie żywotności wykorzystywanych przedmiotów,
- utrzymanie odpowiedniej jakości wykonywanych czynności,
- zmniejszenie pewnych kosztów,
- oszczędność czasu.
Metoda 5S jest niekończącym się cyklem. Oznacza to, że po finalizacji ostatniego kroku, ciągle doskonaląc swoje działania, powinieneś/powinnaś rozpocząć ponownie wykonanie wszystkich etapów. Ale naprawdę warto!
Artykuł powinien pomóc Ci w rozpoczęciu pierwszych prac nad organizacją Twojej przestrzeni. Stosowanie powyższych kroków z pewnością sprawdzi się nie tylko w domu, ale również w faktycznym miejscu wykonywania pracy. Jeśli chciałbyś/abyś wdrożyć tę metodę, zagłębiając się jeszcze mocniej w jej założenia, już wkrótce do Twojej dyspozycji pojawi się przewodnik do pobrania. Znajdziesz w nim informacje o kampanii czerwonych kartek, wzory etykiet, instrukcje i harmonogramy sprzątania, przykłady standardów, check list i audytu, a także mnóstwo dodatkowych informacji.
Powodzenia!
Zostaw komentarz