Kiedy masz milion planów i spraw – zrób większość z nich, ale każde w odpowiednim czasie – Metoda Getting Things Done
Co odczuwasz, gdy w Twojej głowie wirują myśli na temat niedokończonych spraw, które umknęły Ci w natłoku zadań lub w wyniku zwyczajnego zmęczenia? Jak radzisz sobie z niespożytymi pokładami kreatywności i masą pomysłów? Czy umiesz je w ogóle spamiętać, a potem rozłożyć w czasie, aby chociaż część z nich zrealizować? W jednym zdaniu: Umysłowy armagedon musi znaleźć dla siebie ujście!
W poprzednim wpisie wspominałam już trochę o metodzie Getting Things Done. Dzisiaj przyszedł czas rozwinąć, jak z niej korzystać tak, aby wyciągnąć jak najwięcej wartości. Zasadę działania opisał jej twórca – David Allen w swojej książce pt.: „Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity” („Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności” [Wydanie II, Onepress, Gliwice, 2015]). W wolnym tłumaczeniu można również powiedzieć, że metoda przedstawia, jak „doprowadzić sprawy do końca”.
Cel zastosowania
Założeniem metody jest uwolnienie się od konieczności pamiętania obowiązków i planów, nie zwalniając przy tym tempa ich realizacji. Odnosi się to zarówno do sfery domowej, jak i „biznesowej”. David Allen założył, że wykonując 5 kolejnych kroków, będziemy w stanie odpowiednio uporządkować i rozłożyć w perspektywie czasowej nasze zadania, a następnie konsekwentnie je rozwiązywać, mając motywację, ile z nich jest już za nami. Ogół działań opiera się o proste narzędzie, jakim może być lista spraw, zapisy w notatniku, na karteczkach elektrostatycznych czy na innych nośnikach informacji.
Etapy metody
Zbierz sprawy do kupy i pogrupuj je
Tak naprawdę w tym miejscu startujemy. Twoim zadaniem jest zebranie wszystkich spraw, które chodzą Ci po głowie. To bardzo ważne, ponieważ właśnie takie „rozpraszacze” zmniejszają Twoje skupienie i efektywność. Wspomniane sprawy mogą dotyczyć rzeczy materialnych – naprawa zawiasów w szafce, poukładanie katalogów ofertowych, porządki w szafie, a także niematerialnych – czyli pozostałych planów, marzeń i celów, takich jak wyjazd na wakacje, zapisanie się na szkolenie, telefon do babci.
Zbieraj informacje, ale oprócz tego grupuj je – w jaki sposób? Zależy to od Twoich preferencji. Możesz osobno rozdzielić sprawy domowe, ogrodowe, z pracy, ze szkoły, plany dalekosiężne, plany rozwoju osobistego itd. Czyli w pewnym sensie możesz utworzyć swój własny klucz systematyzowania zadań.
Przeanalizuj materiał
Aby Twoja głowa faktycznie została oczyszczona, spisaniu spraw musi towarzyszyć dalszy proces decyzyjny, oparty o kilka założeń:
- analizę i selekcję spraw prowadź zgodnie z zasadą LIFO (ang. Last in First Out), co oznacza, że najpierw powinieneś/powinnaś zabrać się za ostatnie zapisane kwestie (propozycja autora metody),
- odrzuć bycie „multitasking”, zajmuj się sprawami pojedynczo,
- bądź konsekwentny/a w swoich decyzjach – jeśli zrezygnowałeś/aś z jakiegoś zadania, nie dopisuj go z powrotem do listy,
- jeśli warunki otoczenia nie sprzyjają realizacji planów – przenieś je do listy „na przyszłość”, archiwalnej lub faktycznie, jak wcześniej wspomniałam, konsekwentnie zrezygnuj z nich,
- swoje sprawy podziel na te które:
- możesz zrobić od razu (zasada 2 minut – jeśli coś zajmie Ci tylko 2 minuty, zrób to natychmiast),
- możesz komuś oddelegować,
- odłożysz w czasie – na konkretny dzień tygodnia, lub zadania na dalsze plany,
- analiza wymaga dyscypliny – chyba nie chcesz znowu powiedzieć sobie „Nowy rok – nowy/nowa ja”, a i tak nic nie zmienić.
Porządkowanie
Powiedzmy, że Twoje zadania są jak atomy – to najmniejsze cząstki budujące nam pierwiastek, czyli z odpowiednią kategorią. Wszystkie te sprawy uporządkuj od razu, odpowiednio w czasie i kontekście: porządki, łazienka, plan dnia, praca, komputer itd. W tym miejscu dobierz też odpowiednie rodzaje narzędzi, które pozwolą Ci utrzymywać ład w hierarchii Twoich zadań (kalendarz, karteczki, (check) lista, skrzynka mailowa).
Przegląd
Odnosi się do codziennej weryfikacji zadań do wykonania, a także całościowej, minimum cotygodniowej kontroli podczas, której możesz wykreślić działania przedawnione, jak i dopisać kilka nowych. Robiąc przegląd wykorzystując formę check listy będzie Ci lepiej zarządzać zmianami w dynamicznym środowisku.
W tym wszystkim warto jeszcze wspomnieć o deadlinach – jeśli porządkujesz i weryfikujesz swoje sprawy, musisz być zgodny/a z terminami. Wiadomo, że część zadań wymaga określonego końca w czasie. Traktuj to jako motywację.
Jeśli masz przed sobą projekt, pracę nad nim rozłóż na etapy – zadania względem niego będą się więc powtarzać na liście, jednak każde kolejne będzie stanowiło progres w całości. Tutaj podam personalny przykład – wkrótce do Waszej dyspozycji ukaże się mój Przewodnik po metodzie 5S, poszczególne kroki budowania ebooka rozkładałam w planach i kolejno je weryfikowałam. Takie samo zadanie miał sztab wspierający mnie w tym przedsięwzięciu (delegowanie spraw). W ten sposób udało nam się utrzymać dyscyplinę i zmieścić się w założonym terminie.
Realizacja
Ostatni etap odnosi się do trzech typów czynności:
- tych, które zostały zaplanowane,
- tych, które są wynikiem nieplanowanych i nieprzewidzianych wydarzeń,
- samego w sobie planowania.
Co mnie osobiście intryguje, twórca metody nie mówi jasno o hierarchii priorytetów i przesuwaniu zadań. Decyzję o realizacji powinieneś podjąć, analizując kontekst i warunki niezbędne do wykonania, czas (ile Ci to zajmie), a także ilość energii.
Tak też doprowadziliśmy do zamknięcia sprawy opisania etapów metody Getting Things Done. Myślę, że jest to naprawdę inspirujący sposób odgracania głowy z rozmaitych myśli. David Allen pokazuje ramy działania, ale nie nakazuje sztywnego sposobu postępowania. To właśnie pozostawia pewną otwartość i możliwość wprowadzenia wariacji na ten temat. Dla mnie osobiście chyba największą moc sprawczą mają sprawy wypisane odręcznie – w plannerze, na kartce papieru albo karteczkach.
Co może Ci się jeszcze przydać do zapisywania planów?
No to jak? Spróbujesz J?
Zostaw komentarz