Shopping cart
0.00 zł

Kiedy masz milion planów i spraw – zrób większość z nich, ale każde w odpowiednim czasie – Metoda Getting Things Done

Co odczuwasz, gdy w Twojej głowie wirują myśli na temat niedokończonych spraw, które umknęły Ci w natłoku zadań lub w wyniku zwyczajnego zmęczenia? Jak radzisz sobie z niespożytymi pokładami kreatywności i masą pomysłów? Czy umiesz je w ogóle spamiętać, a potem rozłożyć w czasie, aby chociaż część z nich zrealizować? W jednym zdaniu: Umysłowy armagedon musi znaleźć dla siebie ujście!

W poprzednim wpisie wspominałam już trochę o metodzie Getting Things Done. Dzisiaj przyszedł czas rozwinąć, jak z niej korzystać tak, aby wyciągnąć jak najwięcej wartości. Zasadę działania opisał jej twórca – David Allen w swojej książce pt.: „Getting Things Done, The Art of Stress-Free Productivity” („Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej produktywności” [Wydanie II, Onepress, Gliwice, 2015]). W wolnym tłumaczeniu można również powiedzieć, że metoda przedstawia, jak „doprowadzić sprawy do końca”.

Cel zastosowania

Założeniem metody jest uwolnienie się od konieczności pamiętania obowiązków i planów, nie zwalniając przy tym tempa ich realizacji. Odnosi się to zarówno do sfery domowej, jak i „biznesowej”. David Allen założył, że wykonując 5 kolejnych kroków, będziemy w stanie odpowiednio uporządkować i rozłożyć w perspektywie czasowej nasze zadania, a następnie konsekwentnie je rozwiązywać, mając motywację, ile z nich jest już za nami. Ogół działań opiera się o proste narzędzie, jakim może być lista spraw, zapisy w notatniku, na karteczkach elektrostatycznych czy na innych nośnikach informacji.

Etapy metody

Zbierz sprawy do kupy i pogrupuj je

Tak naprawdę w tym miejscu startujemy. Twoim zadaniem jest zebranie wszystkich spraw, które chodzą Ci po głowie. To bardzo ważne, ponieważ właśnie takie „rozpraszacze” zmniejszają Twoje skupienie i efektywność. Wspomniane sprawy mogą dotyczyć rzeczy materialnych – naprawa zawiasów w szafce, poukładanie katalogów ofertowych, porządki w szafie, a także niematerialnych – czyli pozostałych planów, marzeń i celów, takich jak wyjazd na wakacje, zapisanie się na szkolenie, telefon do babci.

Zbieraj informacje, ale oprócz tego grupuj je – w jaki sposób? Zależy to od Twoich preferencji. Możesz osobno rozdzielić sprawy domowe, ogrodowe, z pracy, ze szkoły, plany dalekosiężne, plany rozwoju osobistego itd. Czyli w pewnym sensie możesz utworzyć swój własny klucz systematyzowania zadań.

Przeanalizuj materiał

Aby Twoja głowa faktycznie została oczyszczona, spisaniu spraw musi towarzyszyć dalszy proces decyzyjny, oparty o kilka założeń:

  • analizę i selekcję spraw prowadź zgodnie z zasadą LIFO (ang. Last in First Out), co oznacza, że najpierw powinieneś/powinnaś zabrać się za ostatnie zapisane kwestie (propozycja autora metody),
  • odrzuć bycie „multitasking”, zajmuj się sprawami pojedynczo,
  • bądź konsekwentny/a w swoich decyzjach – jeśli zrezygnowałeś/aś z jakiegoś zadania, nie dopisuj go z powrotem do listy,
  • jeśli warunki otoczenia nie sprzyjają realizacji planów – przenieś je do listy „na przyszłość”, archiwalnej lub faktycznie, jak wcześniej wspomniałam, konsekwentnie zrezygnuj z nich,
  • swoje sprawy podziel na te które:
    • możesz zrobić od razu (zasada 2 minut – jeśli coś zajmie Ci tylko 2 minuty, zrób to natychmiast),
    • możesz komuś oddelegować,
    • odłożysz w czasie – na konkretny dzień tygodnia, lub zadania na dalsze plany,
  • analiza wymaga dyscypliny – chyba nie chcesz znowu powiedzieć sobie „Nowy rok – nowy/nowa ja”, a i tak nic nie zmienić.

Porządkowanie

Powiedzmy, że Twoje zadania są jak atomy – to najmniejsze cząstki budujące nam pierwiastek, czyli z odpowiednią kategorią. Wszystkie te sprawy uporządkuj od razu, odpowiednio w czasie i kontekście: porządki, łazienka, plan dnia, praca, komputer itd. W tym miejscu dobierz też odpowiednie rodzaje narzędzi, które pozwolą Ci utrzymywać ład w hierarchii Twoich zadań (kalendarz, karteczki, (check) lista, skrzynka mailowa).

Przegląd

Odnosi się do codziennej weryfikacji zadań do wykonania, a także całościowej, minimum cotygodniowej kontroli podczas, której możesz wykreślić działania przedawnione, jak i dopisać kilka nowych. Robiąc przegląd wykorzystując formę check listy będzie Ci lepiej zarządzać zmianami w dynamicznym środowisku.

W tym wszystkim warto jeszcze wspomnieć o deadlinach – jeśli porządkujesz i weryfikujesz swoje sprawy, musisz być zgodny/a z terminami. Wiadomo, że część zadań wymaga określonego końca w czasie. Traktuj to jako motywację.

Jeśli masz przed sobą projekt, pracę nad nim rozłóż na etapy – zadania względem niego będą się więc powtarzać na liście, jednak każde kolejne będzie stanowiło progres w całości. Tutaj podam personalny przykład – wkrótce do Waszej dyspozycji ukaże się mój Przewodnik po metodzie 5S, poszczególne kroki budowania ebooka rozkładałam w planach i kolejno je weryfikowałam. Takie samo zadanie miał sztab wspierający mnie w tym przedsięwzięciu (delegowanie spraw). W ten sposób udało nam się utrzymać dyscyplinę i zmieścić się w założonym terminie.

Realizacja

Ostatni etap odnosi się do trzech typów czynności:

  • tych, które zostały zaplanowane,
  • tych, które są wynikiem nieplanowanych i nieprzewidzianych wydarzeń,
  • samego w sobie planowania.

Co mnie osobiście intryguje, twórca metody nie mówi jasno o hierarchii priorytetów i przesuwaniu zadań. Decyzję o realizacji powinieneś podjąć, analizując kontekst i warunki niezbędne do wykonania, czas (ile Ci to zajmie), a także ilość energii.

Tak też doprowadziliśmy do zamknięcia sprawy opisania etapów metody Getting Things Done. Myślę, że jest to naprawdę inspirujący sposób odgracania głowy z rozmaitych myśli. David Allen pokazuje ramy działania, ale nie nakazuje sztywnego sposobu postępowania. To właśnie pozostawia pewną otwartość i możliwość wprowadzenia wariacji na ten temat. Dla mnie osobiście chyba największą moc sprawczą mają sprawy wypisane odręcznie – w plannerze, na kartce papieru albo karteczkach.

Co może Ci się jeszcze przydać do zapisywania planów?

No to jak? Spróbujesz J?

Artykuły

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Następny artykuł
Pilne, ważne, nieważne, niepilne – czyli jakie są nasze zadania Macierz Eisenhowera
Poprzedni artykuł
Nie czekaj, aż coś się samo ogarnie… To Ty wyciągnij po to ręce!
Call Now Button