Kiedy Twój problem rozkłada Cię na łopatki, potraktuj go jego bronią – metoda 5W2H –
Może to trochę dziwne skojarzenie, ale naprawdę ma w sobie ukryty sens. Problemy, z którymi się borykamy, mają różnorodne przyczyny, a co więcej, charakteryzuje je znacznie szersza grupa parametrów. Ilekroć zastanawiamy się, co doprowadziło do skutku, w głowie poruszamy również takie pytania jak:
- Kiedy to nastąpiło?
- Gdzie miało to miejsce?
- Jak do tego doszło? Itd.
Na pomoc w rozstrzygnięciu i opisaniu problemu przychodzi metoda 5W2H. Jej nazwa bierze się z sumy akronimów 7 słów, a dokładniej 5 na literę W i jak z równania wynika – 2 na literę H. Jakie hasła kryje?
- W – What? – Co?
- W – Who? – Kto?
- W – When? – Kiedy?
- W – Where? – Gdzie?
- W – Why? – Dlaczego?
- H – How – Jak?
- H – How many/much – Ile, jak dużo?
I co dalej?
Rozłożenie problemu przy pomocy 7 pytań pozwala na jego zrozumienie w znacznie szerszej perspektywie. Ponadto jest to pomocne nie tylko dla Ciebie, ale również dla osób z Twojego otoczenia.
- Co u licha się stało? – zadając pierwsze pytanie ustalasz co dokładnie jest Twoim problemem, jakiego przedmiotu dotyczy, czy odnosi się to jednego produktu bądź może szerszej skali.
- Kto? – przy drugim pytaniu spróbuj udzielić odpowiedzi, kto zgłosił problem, jakie osoby są w niego zaangażowane, a także kogo może on jeszcze dotyczyć.
- Kiedy? – Tutaj sprawa jest jasna. Koniecznie określ perspektywę czasową. Jakiego dnia, a nawet o jakiej godzinie miało miejsce zdarzenie? Oprócz tego czy wydarzyło się to raz, a może cyklicznie się powtarza?
- Gdzie? – Opisz w jakim miejscu wystąpił problem. Czy w warunkach produkcyjnych była to konkretna maszyna, ustawiona w danych parametrach, czy w życiu codziennym był to Twój pokój, na przykład szafa lub biurko.
- Dlaczego? – Zadając piąte pytanie, spróbuj udzielić odpowiedzi, dlaczego tak naprawdę ten problem wystąpił. Co Twoim zdaniem było nie tak, czy brakowało materiałów, części, a może nie było wypracowanego schematu działania.
- Jak? – Opisz, jak doszło do danego problemu, czyli w jaki sposób został on zauważony. Co niesie za sobą skutek i jakie mogły być jego przyczyny.
- Ile, jak dużo? – Tutaj moim zdaniem trzeba podejść do odpowiedzi w dwóch ujęciach. Zakładając, że problem dotyczy na przykład uszkodzenia wieloelementowego zestawu, po pierwsze ustal ile przedmiotów posiada braki, a po drugie oszacuj, jaka jest finansowa skala Twojej straty.
Udzielenie 7 odpowiedzi stanowi podstawę do dalszej analizy i dążenia do rozwiązania problemu. Nie zawsze da się od razu przedstawić informacje na temat wszystkich punktów. Jednak wszystkie niewiadome są dla nas również przydatnymi poszlakami, które wskazują kierunek dalszego poszukiwania przyczyn.
A teraz koniecznie przykład.
Wyszczerbienia na elementach zastawy stołowej:
- Co? Na powierzchni filiżanek i talerzyków deserowych znajdują się drobne wyszczerbienia.
- Kto? Problem zauważył narzeczony.
- Kiedy? Wykrycie miało miejsce w sobotę (…konkretna data), w okolicach godziny 16.
- Gdzie? Sytuacja odnosi się tylko do zastawy znajdującej się w szafie w salonie. Nie dotyczy pozostałych miejsc (kuchni, spiżarni).
- Dlaczego (jest to problem)? Filiżanki ułożone były piętrowo, inaczej niż zazwyczaj. Złe rozmieszczenie zastawy może zagrozić upadkiem elementów i uszkodzeniem pozostałych części, co w efekcie może przynieść kompletną utratę zestawu.
- Jak? Uszkodzenia zostały zaobserwowane w trakcie porządków. (Obserwacja)
- Jak wiele? Problem dotknął 6 wyszczerbionych filiżanek i 2 uszkodzonych talerzyków. Skala problemu jest wysoka ze względu na sentyment i historyczną wartość przedmiotów. Poziom inwestycji jest na razie ciężki do oszacowania.
Pewnie czytając powyższy przykład zastanawiałeś/aś się, kto robi analizę uszkodzonej zastawy? Kiedyś przeczytałam, że sztuką jest mówić o rzeczach skomplikowanych w najbardziej prosty i przystępny sposób. Dlatego też napisałam o filiżankach. Przykład ma pokazać na czym polega metoda i zainspirować Cię do jej zastosowania przy rozpracowywaniu własnych problemów. Możesz z niej skorzystać w perspektywie sytuacji domowych, w swoim biurze, na produkcji lub dla każdej dowolnej obserwacji. Opowiedz o metodzie swoim współdomownikom oraz osobom z pracy. Może dzięki temu znajdziecie kolejną alternatywę do rozwiązywania dylematów.
Na koniec jeszcze coś dla zainteresowanych głębiej tematem. Metoda 5W2H jest często elementem pośrednim bardziej złożonych analiz. Rozstrzygając problemy jakościowe w środowisku produkcyjnym, stosuje się ją często jako jeden z kroków uzupełniania raportu 8D. Jeśli jesteście ciekawi na czym polega jego wykonanie, zapraszam do przeczytania treści spod linków:
Zostaw komentarz