Nie odbiegając od obiecywanej merytoryki, ten artykuł będzie nieco subiektywny. Nadmierne przetwarzanie wpisuje się na listę zdefiniowanych typów Muda. Dla szybkiego przypomnienia, chodzi o zidentyfikowane typy marnotrawstwa, czyli działania, czynności czy stany, które nie przynoszą wartości dodanej. Określenie nadmierne przetwarzanie owiane jest lekką tajemnicą, ponieważ nie każdy od razu zdaje sobie sprawę na czym ono polega. Możesz mieć z nim styczność w codziennych obowiązkach, w pracy, w szkole, w trakcie relaksu, dosłownie wszędzie. Przejawia się bowiem nie tylko w czynach, ale także w myślach!

Czym jest nadmierne przetwarzanie?

To powtórne wykonywanie czynności oraz powracanie do działań, które teoretycznie zostały już zakończone. Najprościej mówiąc, to robota, która mogłaby być wykonana raz, a dobrze, jednak z jakiegoś powodu jest kilkukrotnie powtarzana lub poprawiana. Tę stratę bardzo dobrze tłumaczy jej angielskie określenie over-processing i mimo tego, że brzmi tak dosadnie, bardzo trudno ją zidentyfikować.

W lepszym zrozumieniu pomogą przykłady, przedstawione nieco wcześniej, ale z bardziej szczegółowym komentarzem. Nadmierne przetwarzanie to sytuacja opisana w pierwszym artykule z tej serii. Przywołuje ona poranną procedurę parzenia herbaty, w trakcie której woda w czajniku była gotowana dwukrotnie. Dlaczego? Ponieważ podczas pierwszego procesu postanowiłeś/aś przyrządzić jeszcze tosty francuskie i zupełnie umknęło Ci, że czeka na Ciebie już wrzątek, więc musiałeś/aś ponownie włączyć czajnik, aby finalnie, po powtórnym zagotowaniu wody, zalać wreszcie herbatę. Oznacza to, że nadmiernie przetwarzałeś/aś, dopłacając do interesu.

• Zapłaciłeś/aś, za energię – Twoją, jak i tę, którą pobrał czajnik.
• Zapłaciłeś/aś za czas, który płynął w trakcie ponownego oczekiwania.
• Zapłaciłeś/aś za amortyzację urządzenia, jakim jest czajnik.
• Zapłaciłeś/aś za surowiec, czyli wodę, która trochę odparowała.

Widać tu sporo detali, których może nikt tak naprawdę nie liczy, ale właśnie o to chodzi, że rozumiejąc najprostszą sytuację, możesz później dostrzec znacznie więcej.

W związku z tym przykładem opiszę jeszcze jedną historię, która powoduje ciarki na moich rękach. Pewna osoba z mojego bliskiego otoczenia, musi zawsze widzieć bąbelki gotującej się wody, zanim zaleje odpowiednio kawę bądź herbatę. Jeśli w trakcie rozmowy przeoczy widok wspominanych bąbelków, naciska ponownie na przycisk i obserwuje to niesamowite zjawisko. Do takiej sceny dochodzi notorycznie, a przycisk naciskany jest czasem trzy lub czterokrotnie w ciągu 2 minut. Dramat! To jest nadmierne przetwarzanie do kwadratu i właśnie tej osobie dedykuję ten akapit, bo liczę na to, że wreszcie coś się zmieni!

Wśród pozostałych przykładów można przytoczyć sytuacje, w których nadmierne przetwarzanie to:

• Poprawa oceny niedostatecznej w dzienniku Twoim lub Twojego dziecka. W tym przypadku chodzi o poświęcenie niewystarczających nakładów pracy za pierwszym razem, aby uzyskać zaliczenie. Wynikiem tego, jest konieczność ponownego poświęcenia czasu oraz energii na ten sam temat, aby osiągnąć poprawny rezultat.
• Wysłanie dokumentów do Szefa od razu po skończonej kompletacji, jednak bez sprawdzenia. W efekcie uzyskujesz zwrot i cofasz się do wcześniejszego kroku.
• Przepisywanie informacji oraz danych, które powstały wcześniej, bądź przepisywanie dokumentów z wersji papierowej na elektroniczną.
• Skanowanie otrzymanych faktur, aby wprowadzić je do elektronicznego obiegu dokumentów, zamiast skierowania prośby do kontrahentów o wystawienie e-faktury.
• Praca nad projektem modernizacji maszyny, która jest niewspółmierna z osiągniętymi rezultatami, ponieważ koszt pracy, poświęconego czasu, energii oraz dodatkowych zasobów, znacznie przewyższył kwotę, którą można było zaoszczędzić po optymalizacji.

Ostatni przykład, który zostanie poruszony, jest na tyle istotny, że należy mu się akapit zamiast punktora. Nadmierne przetwarzanie odnosi się również do sfery myśli. Każdy przenosi się nieraz głową w zupełnie inne miejsce, rozważa pewne dylematy, wpada na ciekawe pomysły. To jest jasne i jak najbardziej słuszne, a w aspekcie twórczości i kreatywności, wręcz piękne. Niestety jednak często zdarza się tak, że pewne myśli męczą lub pochłaniają szczególnie czas. Przyznaj, że nieraz zdarzyło Ci się wałkować w głowie jeden i ten sam temat wielokrotnie, że często myślisz usilnie nad rozwiązaniem, bądź decyzją „tak” czy „nie” i marnujesz swój czas, nie osiągając żadnego rezultatu. Takie ciągłe myślenie i wracanie głową do zamkniętych spraw to również nadmierne przetwarzanie. Siedzisz, mózg Ci się gotuje, wydaje Ci się, że tak musi być, a to nie do końca prawda! Zamiast rozważać słuszność alternatyw, zdecyduj się na działanie. Sprawdź, czy to co wydaje Ci się możliwe do wykonania, faktycznie takie jest, a jeśli po próbie nie przyniesie efektów, usprawnij lub zmień sposób postępowania. Dzięki temu zamiast tylko się zastanawiać, będziesz zbierać nowe doświadczenie i faktycznie zmieniać obrót spraw.

Z pewnością masz teraz w głowie znacznie więcej refleksji czym jest dla Ciebie nadmierne przetwarzanie, więc tak jak w poprzednio omawianych tematach sięgnij po Kartę Pracy i przelej myśli na papier.

Jak przeciwdziałać nadmiernemu przetwarzaniu?

• Dla uporządkowania relacji między myślami, a czynami skorzystaj z cyklu Deminga. Cykl ten określany jest również akronimem PDCA od słów w języku angielskim opisujących algorytm działania.

Plan – Zaplanuj

W tym etapie stawiasz swoją hipotezę, definiujesz co jest celem i przedmiotem Twojego działania, jakie kroki w związku z tym wykonasz oraz jakiego rezultatu się spodziewasz.

Do – Zrób

W tym miejscu Twoje wcześniejsze rozważania przeradzają się w czyny. Próbujesz, testujesz, sprawdzasz możliwość wykonania i uruchamiasz mechanizm wewnętrznej analizy.

Check – Sprawdź

Trzeci krok to faktyczna analiza porównawcza. Weryfikujesz czy to co osiągnąłeś/aś spełnia założenia wcześniej ustalonych oczekiwań. Jeśli tak, przechodzisz do ostatniego kroku. Jeśli nie, rozpoczynasz od pierwszego etapu i wracasz do swoich myśli – czy jednak możesz coś poprawić, czy całe przedsięwzięcie należy zacząć od nowa.

Act – Działaj

Jeśli wcześniejsze myśli i działania doprowadziły do oczekiwanego rezultatu, oprócz poczucia satysfakcji, w tym etapie czeka Cię wdrożenie standardu dla wypracowanego przez Ciebie rozwiązania.

• Twórz nowe nawyki i standardy. Choć wiadomo, jak bardzo trudne jest to w rzeczywistości, poświęcony nakład pracy i niektóre wyrzeczenia są warte osiągniętego rezultatu, jakim jest eliminacja nadmiernego przetwarzania.
• Optymalizuj co możesz. Nie działaj pochopnie. Twoim usprawnieniem może być wypracowanie większej refleksyjności i precyzyjności działania. W tym miejscu znowu pojawia się cykl PDCA. Swoje błędy wynikające z pośpiechu możesz wyeliminować, poprzez planowanie i sprawdzanie czynności. Zanim przekażesz komuś dokumenty, sprawozdanie, raporty, maila, zadanie domowe, informację, cokolwiek… zastanów się czy treść jest gotowa na transfer do odbiorcy. Już w tym momencie działasz prewencyjnie, aby nie doszło do zwrotu i powtórnego wykonywania zadania.
• Sprawdź rentowność swojego działania. Przed podjęciem się dużego projektu, wymyślonej w głowie koncepcji, czy długoterminowego przedsięwzięcia, oszacuj czy poświęcony nakład pracy (czasu, energii, przestrzeni, i innych zasobów) będzie współmierny do osiągniętych rezultatów. Zanim zaczniesz, możesz powstrzymać się przed nadmiernym przetwarzaniem.

Na koniec ostatnia refleksja od autora. Personalnie oceniam, że Muda ta jest najtrudniejsza do wyeliminowania. Bardzo mocno ingeruje w myśli i trwale zaprząta głowę, wpływając na czyny. Choć syndrom „siedzę i myślę” jest czasem całkiem fajny, nie można się do niego za bardzo przyzwyczajać.

Podejmując osobiste wyzwanie, Tobie również życzę powodzenia!