Shopping cart
0.00 zł

O tym jak mózg pochłania znaki, symbole i kolory – czyli czym jest zarządzanie wizualne

Czy zdajesz sobie sprawę, jak by wyglądało nasze życie bez znaków, kolorów, symboli czy różnego typu sygnalizacji? Wszystko to otacza nas na co dzień i tak mocno funkcjonuje w naszej świadomości, że bezrefleksyjnie zwracamy na to uwagę, opierając się jedynie na intuicji. To też właśnie ta intuicyjność, powszechność, czy rutyna powodują, że nie poszukujemy kolejnych źródeł usprawnień.

Jeden obraz jest więcej wart niż tysiąc słów – chińskie przysłowie

Teraz wyobraź sobie, że zamiast czerwonego światła na jezdni widzisz przed sobą tablicę neonową z komunikatem:

„STÓJ, NIE MASZ TERAZ PRAWA DO RUCHU”,

która potem zmienia tekst na:

„MOŻESZ JECHAĆ”.

Będąc na miejscu kierowcy, w jakim czasie zdążyłbyś/łabyś zareagować na znak drogowy z napisem:

„Tą drogą możesz jechać z prędkością wynoszącą maksymalnie 40 km”?

To raczej oczywiste, że prostsza, czytelna i przede wszystkim uniwersalna będzie sama liczba

„40”.

W efekcie, komunikat przyjmowany jest w trybie natychmiastowym przez każdego, nawet jeśli włada innym językiem niż Ty.

Przechodząc dalej, jeśli zalecenia odnośnie prania i prasowania Twoich ubrań miałyby zostać spisane w formie litego tekstu, metki byłyby długie aż do ziemi albo dodawane osobno w postaci papierowej instrukcji. Można tak jeszcze długo spisywać listę przykładów, w którym symbole i obrazy stanowią nieodzowną pomoc. Mijałoby się to jednak z celem artykułu. Przechodząc więc do głównego wątku, dzisiaj przeczytasz o tym:

  • czym jest zarządzanie wizualne,
  • jak nauczyć się doceniać i wykorzystywać techniki wizualne,
  • jak tworzyć nowe identyfikacje, które pozwolą Ci na wiele usprawnień zarówno w codziennym życiu, jak i w pracy.

Zarządzanie wizualne – definicja i wstęp na płaszczyźnie produkcyjnej/usługowej

To praktyka stosowania zwizualizowanych informacji do organizacji pracy, uznawana za jedną z najskuteczniejszych technik zarządzania przedsiębiorstwem. Wykorzystując znaki wizualne i dźwiękowe możliwe jest czytelne zobrazowanie procesu w danym momencie, prawidłowe określenie przepływu materiałów, zapasów oraz informacji, a także szybkie reagowanie na zaobserwowane odchylenia.

Do metod i technik wizualnych zgodnych z koncepcją Lean, które znajdą swoje przełożenie głównie w środowisku produkcyjnym powrócimy innym razem. Tymczasem możesz zasięgnąć wiedzy tu:

Prawidłowe wdrożenie zarządzania wizualnego wpływa na zwiększenie efektywności pracowników, a także eliminację popełnianych błędów. Dzięki temu osoby są w stanie z łatwością rozpoznać poszczególne etapy procesów, posiłkując się zobrazowanymi informacjami o szczegółach działań czy niepożądanych odstępstwach. W efekcie skraca się czas reakcji, zmniejsza się ilość pomyłek, a jakość i zadowolenie z pracy wzrasta. Co ważne taki system jest również przystępny dla osób nie mających bezpośredniej styczności z procesem lub osób niedoświadczonych.

Zarządzanie wizualne możesz przełożyć na prywatną płaszczyznę – codziennych, domowych obowiązków.

A po co Ci to? Zarządzanie wizualne ma na celu:

Informować o stanie rzeczywistym. Jeśli jesteś Kierownikiem, w pracy dzięki harmonogramom pracy, zwizualizowanym planom (produkcji) i wskaźnikom, będziesz wiedział/a, kiedy dany projekt zostanie zakończony, czy występują jakieś opóźnienia, czy pracuje pełen skład, bez konieczności zagłębiania się w najbardziej szczegółowe detale oraz opisy. Jeśli jesteś Kierownikiem w domu 🙂, będziesz mógł/mogła kontrolować stany produktów spożywczych, analizować czy wszyscy domownicy spełnili terminowo harmonogram sprzątania, czy w wyniku jakiejś nieobecności nie trzeba zmienić planów.

Ukazywać problemy. Najprościej jest rozpoznać problem, gdy uda się go bezpośrednio zobaczyć. Automatyczne zatrzymania maszyn w przedsiębiorstwach, blokada drukarki w biurze – to znak odchylenia od stanu (awaria, wadliwy produkt itd). Na domiar, jeśli sytuacjom tym oprócz blokady towarzyszy czerwona sygnalizacja i dźwięk – wiadomo, że trzeba reagować.

Kreowanie i monitorowanie celów. Dzięki niemu osoby mające styczność z danym działaniem poznają jego ostateczny cel i mogą w ciągły sposób sprawdzać progres realizacji. W środowisku domowym może to dotyczyć choćby procedury sprzątania, popartej check listą z wesołymi i smutnymi buźkami. Jeśli przykładowo celem miesięcznym jest 20 wesołych min, a stanem dopuszczalnym 4 smutne, to wynik wskazujący 6 smutnych i 14 wesołych będzie informował o konieczności podjęcia działań naprawczych i zmian, tak aby w kolejnym okresie osiągnąć założony cel.

Płaszczyzny zarządzania wizualnego – gdzie wykorzystywać?

Najbardziej popularnym modelem prezentującym sfery zastosowania techniki jest 5M, który ukazuje pięć podstawowych obszarów:

Manpower – Ludzie

Zarządzanie pracownikami/personelem/domownikami poprzez:

  • Matryce kompetencji (porównanie i mierzenie umiejętności, punkt odniesienia do prowadzenia szkoleń, przyznawania awansów, a także motywowania siebie samego, bądź dzieci do nauki).
  • Tablice pomysłów i programów sugestii (miara zaangażowania i motywacji pracowników, jak i domowników do wprowadzania nowych pomysłów i usprawnień).
  • Grafik urlopów/zmian (weryfikacja zastępstw i rotacji).
  • Czytelne, obrazkowe instrukcje stanowiskowe (punkt odniesienia czy pracownik wykonuje czynność zgodnie z ustaleniami).

Machine – Maszyny

Zarządzanie sprzętem poprzez:

  • Wizualizację obsługi, konserwacji, czyszczenia czy działania sprzętu (Maszyna produkcyjna, mikser, robot kuchenny itd.).
  • Sygnalizację świetlną informującą o poprawnym działaniu lub odchyleniach (awaria, błędny produkt, zacięcie się papieru, wyładowanie baterii – maszyny, telefonu, drukarki itd.).

Material – Materiały

Zarządzanie materiałami poprzez:

  • Oznaczenie stanów minimalnych i maksymalnych danych surowców/produktów w danym miejscu (na magazynie, przy stanowisku, w kuchni – artykuły spożywcze, w biurze – materiały biurowe itd.)

Methods – Metody

Zarządzanie metodami poprzez:

  • Obrazowe informacje o bezpieczeństwie pracy (Instrukcje BHP, strzałki i znaki ewakuacyjne, miejsce zbiórki).
  • Zwizualizowane dane odnośnie norm i standardów (punkt oceny czy dany sposób wykonywania pracy jest zgodny z założeniami, graficzne oznaczenia prezentujące zasady zachowania w komunikacji miejskiej).
  • Przykłady najlepszych praktyk w instrukcjach pracy (instrukcje pracy, instrukcje mycia rąk – z rysunkami).
  • Symboliczne wzory postępowania (metka – jak prać, oznaczenie jak kupić produkt w automacie).

Measurement – Pomiary

Zarządzanie pomiarami poprzez:

  • Wykorzystanie sprzętu z wbudowaną sygnalizacją (czujniki czadu, termometry, wilgotnościomierze, bramki w sklepach).
  • Zestawienie wyników produkcyjnych, usługowych, liczby klientów, liczby ofert, wycen, braków jakościowych, reklamacji itd..

Mając pełen przegląd gdzie można wdrożyć zarządzanie wizualne, naprawdę warto, abyś się zastanowił/a czy Tobie również może to przynieść pożytek? Na pewno!

Czy będzie to miejsce Twojej pracy (bo zarządzasz grupą ludzi i chcesz usprawnić system działania), czy będzie to Twoje mieszkanie lub dom (gdzie zdecydujesz się na wprowadzenie intuicyjnych praktyk) – całe mnóstwo możliwości stoi przed Tobą.

Zwróć uwagę, że większość ludzi jest wzrokowcami, oznacza to, że przyswajanie informacji przy pomocy tego zmysłu powoduje zrozumienie i zapamiętanie w znacznie większym stopniu niż w pozostałych przypadkach. Dlatego:

  • Nie bój się wykresów i diagramów – jeśli możesz coś przekazać za pomocą grafiki, będzie to znacznie lepsze niż wielostronicowe sprawozdanie.
  • Używaj kolorów – jeśli jakieś dane są dla Ciebie pozytywne, nie bój się zaznaczyć je na kolor zielony lub taki, który będzie Ci mówił o dobrej ocenie. W przypadku negatywnych danych przeciwnie. W perspektywie czasu zobaczysz, jak w intuicyjny sposób można śledzić trend.

  • Do monitorowania postępu realizacji nie stosuj tabelki czy zwykłej kartki z datami – spróbuj zastosować wykres Gantta (https://leanactionplan.pl/wykres-gantta/)!
  • Oznaczaj dokumenty – ustal swoją paletę barw z podziałem na najważniejsze „papiery”, miejsce przeznaczenia, zapytania, faktury, czy archiwum (możesz też korzystać z różnokolorowych segregatorów).
  • Twórz etykiety! To krok związany nie tylko z drugim etapem (systematyka) metody 5S. Opisuj, gdzie co powinno się znajdować, aby ustalić ład i standard postępowania. Czas i konsekwencja wyeliminują pomyłki, zagubienia, błędne zakupy itd.
  • Oznaczaj pojemniki na produkty spożywcze i półki w szafkach – wyznaczając miejsca w efekcie oszczędzasz czas, energię, przestrzeń oraz pieniądze – nie szukasz bez sensu, masz tyle ile trzeba, nie mylisz się ty ani inni.
  • Utrzymaj stany minimalne – jeśli myślisz, że w domu to się nie sprawdzi, spróbuj mi zaufać. To jedna z ciekawszych domowych porad i inspiracji – odrysuj kreską stan, który będzie sygnalizował, że produkt znajdujący się pod linią należy koniecznie dopisać do listy zakupów. W ten sposób nie zabraknie Ci kaszy, nie zabraknie mąki, środków czystości i całej reszty produktów. Ponadto sprawa działa w dwie strony, jeśli widzisz czego jest za dużo, wiesz czego nie kupować, żeby nie robić niepotrzebnych zapasów.
  • Wyznaczaj cele na tablicy – monitoruj wskaźniki i sprawdzaj, co należy poprawić lub udoskonalić. Na płaszczyźnie domowej również walcz o osiągnięcie celów i nie wahaj się ustalić własnych mierników. Ilość dni, w których ćwiczyłeś/aś w domu, ilość dni w których byłeś/aś na basenie czy na siłowni, ilość zadań wykonanych, stopień ich realizacji, plany – to wszystko również możesz przedstawić za pomocą własnych harmonogramów, wykresów, czy symboli.
  • Uwierz w siłę przekazu – twórz własne symbole i legendy, które będą też czytelne dla twojego otoczenia. Dzięki temu właśnie powstają unikatowe, spersonalizowane systemy znaków/komunikatów, ułatwiające nam poruszanie się w otaczającej rzeczywistości/ przestrzeni. Doceniając znaki, przekazuj swoją wiedzę i doświadczenie, bądź kreatywny/a. Kombinuj!

To co przeczytałeś/aś, miało przynieść Ci lekką dawkę odświeżenia i iskrę motywacji do działania. Jednak żeby natłok tekstu Cię nie przytłoczył, na tym miejscu skończymy. Uzupełnieniem tego artykułu będzie osobny temat nauczania i uczenia się przy pomocy obrazów.

A słyszałeś/łaś coś o Strategiach Myślenia Wizualnego?

Artykuły

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Następny artykuł
Czas wziąć czas w swoje ręce, czyli o zarządzaniu czasem
Poprzedni artykuł
Standardy – tak trudne na co dzień?
Call Now Button