Z pewnością masz mniejsze lub większe doświadczenia z komunikacją miejską i oczekiwaniem na przystanku autobusowym. Na przykład kiedy wyjdziesz za późno i biegnąc spóźniony/a na autobus zastanawiasz się, czy nie wyzioniesz publicznie ducha. Lub wtedy, gdy siedząc ponad 10 minut na ławce, zadajesz sobie pytanie, dlaczego nie sprawdziłeś/aś wcześniej rozkłady jazdy.

Jest to oczywiście przejaskrawiony przykład z codziennego życia, ale niewątpliwie każdego dopadła jakakolwiek wariacja na ten temat. Alegoryczna sytuacja powtarza się również we wspomnianym w poprzednim artykule wątku parzenia herbaty. W trakcie gotowania wody w czajniku też oczekujesz…

Czym jest oczekiwanie i o jakie oczekiwanie chodzi?

Słowo oczekiwanie, choć najbardziej kojarzy się z pragnieniem lub niecierpliwym żądaniem czegoś, w omawianym przypadku będzie reprezentować czekanie i bezczynny postój. W takim rozumieniu oczekiwanie wpisuje się na listę Muda, czyli zdefiniowanych typów marnotrawstwa. (Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej przeczytaj artykuł „Nie trawimy marnotrawstwa”).

Jeśli nie miałeś/aś jeszcze okazji dowiedzieć się czym jest Muda albo najzwyczajniej wyrażenie to uciekło Ci z pamięci, konieczne jest szybkie wprowadzenie. Japońskie słowo Muda oznacza dosłownie „bezużyteczny, daremny, zbędny” i odnosi się do czynności, która zużywa zasoby, a nie przynosi wartości dodanej dla zewnętrznego lub wewnętrznego klienta.

Oznacza to, że dana czynność:

• nie zmienia produktu, bądź usługi,
• nie zapewnia warunków poprawnego wykonania za pierwszym razem (wysoka jakość),
• klient nie chce za nią zapłacić.

Muda lub marnotrawstwo jest to więc nieoszczędne gospodarowanie zasobami takimi jak czas, energia, przedmioty codziennego użytku, czy przestrzeń, jaka Cię otacza.

• Wróćmy jednak do oczekiwania, które jest ukrytym nieprzyjacielem każdego  z nas. Może ono odnosić się do każdej płaszczyzny, dlatego aby lepiej nauczyć się je rozpoznawać, poniżej przeczytasz całą listę przykładów. Ich celem jest uświadomienie, że czasem nawet nie zdajesz sobie sprawy z trwonienia czasu, a Twoje oczekiwania względem samego/ej siebie albo innych są zbyt wygórowane. Po utrwaleniu pewnych przystępnych treści zaczniesz dostrzegać te punkty, które można usprawnić lub zupełnie wyeliminować. Zwróć uwagę jeszcze na dwie kwestie:
• Podane przykłady nie są światowym odkryciem, tylko odświeżającą odsłoną rzeczywistości. Zwykle dokładnie to jest kluczem do rozwiązania – nowe, odmienione spojrzenie, a nie rewolucja.
• Eliminacja marnotrawstwa m.in. w postaci oczekiwania, to proces wymagający ciągłego doskonalenia oraz samodyscypliny. Często pojawiające się w Internecie treści o niesamowitych technikach organizacji, które pozwolą Ci w pełni zarządzać Twoim czasem, nie dają wiarygodnego przełożenia na rzeczywistość. To, co przeczytasz w artykule, nie jest więc panaceum, tylko narzędziem pomagającym Ci pracować nad sobą, by samodzielnie osiągać cele i lepiej zarządzać swoim czasem.

Oczekiwanie to:

• Dokładnie ta chwila, w której czekasz na wspomnianym przystanku autobusowym, ponieważ nie sprawdziłeś/aś wcześniej rozkładu jazdy.
• Stanie samochodem lub autobusem w korku.
• Stanie w kuchni nad gotującą się wodą w czajniku.
• Czas, w którym nic nie robisz, ponieważ czekasz, aż mama skończy rozmawiać przez telefon, aby ją o coś spytać.
• Czas, w trakcie którego czekasz, choć celowo przyszedłeś/przyszłaś wcześniej do przychodni, aby się nie spóźnić, a tam i tak jest kolejka.
• Przejaw prokrastynacji (zwlekania i odkładania rzeczy na później).
• Czekanie na maszynę, na przykład na skaner. Jeśli masz do zeskanowania 40 stron, przekładanie kartek zajmuje Ci kilka sekund, a cała reszta to spoglądanie na pasek postępu urządzenia.
• Sytuacja, w której operator linii produkcyjnej oczekuje, aż pojawią się kolejne komponenty na taśmie, aby przeprowadzić dalszą operację montażu.
• Efekt uboczny złego zbalansowania procesów produkcyjnych, bądź usługowych, w których drugie gniazdo lub dział ma mniej zadań do wykonania, bądź krótszy czas ich realizacji, w stosunku do pierwszego, którego produkty lub świadczenia są niezbędne.
• Stanie operatora, aż do momentu nagrzania maszyny, aby realizować proces produkcyjny, bądź bezczynność wynikająca z jej awarii.
• Czas, w którym patrzysz czy na skrzynce mailowej pojawiła się wiadomość od kierownika, ponieważ bez niej nie możesz podjąć dalszego działania.
• Przerwy i bezczynność, które przypominają system pracy starego, jednowątkowego procesora komputera. Najpierw, jak wspomniany procesor musisz skończyć jedno zadanie, a potem dopiero móc podjąć się kolejnego itd., pomimo tego, że w tak zwanym międzyczasie oczekujesz.

Listę przykładów można by budować jeszcze bardzo długo, ale to nie o to chodzi. W tym momencie powinien się uruchomić Twój mechanizm analizy. Czy widzisz w jakich sytuacjach Ty oczekujesz? Czy widzisz kiedy oczekiwanie jest zbędne? Czy wiesz jak je zredukować? Pomocna w wewnętrznej refleksji będzie Karta Pracy, którą możesz teraz pobrać TUTAJ. Wykorzystując ją, będzie Ci łatwiej zdefiniować formę oczekiwania, która jest Twoją stratą, a także podjąć kroki zaradcze. Sprawa na początku jest całkiem prosta, po lewej stronie Karty Pracy przelewasz myśli na papier. Później jest trochę pod górkę, ponieważ po prawej stronie spisujesz środki zaradcze.

Jak zatem przeciwdziałać oczekiwaniu?

• Dla czynności, które są przejawem niedokładnego zorganizowania w czasie, takich jak oczekiwanie na przystanku, oczekiwanie w innym miejscu, w którym pojawiłeś/aś się zbyt wcześnie, trzeba dążyć do wypracowania nowego nawyku. Zainstaluj aplikację rozkładów jazdy, bądź postanów sobie, że będziesz sprawdzać godziny odjazdów środków komunikacji. Zanim wyjdziesz z domu lub z pracy, będąc w drodze na wizytę u fryzjera, który przyjmie Cię dopiero za godzinę, zastanów się, czy wcześniej nie trzeba zrobić zakupów spożywczych, odwiedzić drogerię, księgarnię, punkt ksero, czyli inne miejsca i czynności, które musiałbyś/abyś wykonać już z nową fryzurą.
• Optymalizuj, co możesz! Jeśli stoisz autem w korku, sprawdź czy nie ma innej szybszej (jednocześnie najlepiej nie dłuższej) drogi.
  Co tylko możesz redukuj do zera, a jeśli już się nie da, znajdź inne rozwiązanie, lub nowy mały cel w międzyczasie.
• Pod hasłem nowy mały cel w międzyczasie, kryją się działania, które mogą wpłynąć na oszczędność czasu. Co miałeś/aś zrobić później, po oczekiwaniu, możesz zrobić w trakcie! Musisz włączyć wielowątkowość. Czekając na zagotowanie wody, możesz przygotować kanapkę na śniadanie, a stojąc w korku możesz słuchać podcastu lub audiobooka, nabywając nową wiedzę. Oczekując w  trakcie skanowania dokumentów, możesz na bieżąco umieszczać je z powrotem w koszulkach foliowych lub zszywać odpowiednio w komplety.

Zbędne oczekiwanie naprawdę można zredukować, nie chodzi o to, żebyś robił/a wszystko na raz. Zastanów się po prostu, co faktycznie pożera Twój czas i czy możesz coś z tym zrobić. Swoją Kartę Pracy przywieś w widocznym miejscu na tablicy, dopisuj pomysły, skreślaj, zmieniaj i oceniaj siebie, czy w perspektywie czasu widzisz efekty. A jeśli wpadł Ci do głowy jakiś szczególny przykład oczekiwania, napisz do nas, a my z przyjemnością dodamy go do artykułu!

---

Obraz 1 wykorzystuje zdjęcie www.freepik.com__Designed by prostooleh
Obraz 2 wykorzystuje zdjęcie www.freepik.com__Designed by jcomp