O standaryzacji w życiu codziennym mówi się raczej rzadko. Bardziej przyswajanymi określeniami są m.in.: prawidłowa organizacja, dyscyplina, obowiązkowość czy trzymanie się zasad. Ale żeby faktycznie wypracować i utrwalić dobre praktyki ułożenia przedmiotów lub codziennego wykonywania zadań, warto mieć pewne zaplecze metodyczne, które będzie stanowiło szkielet dalszych działań. Dlatego dzisiaj kierujemy do Ciebie dawkę informacji przydatnych do zastosowania nie tylko w pracy, ale również w domu.

Czym jest standaryzacja?

Chcąc zrozumieć istotę standaryzacji, na początku trzeba ustalić czym tak naprawdę jest sam w sobie standard. Definicja mówi, że jest to pewien rodzaj procedury, zasady lub przykładu, którego zadaniem jest precyzyjnie opisać określone wymagania. Specyfika wymaga ponadto, aby był ścisły oraz określony, co bezpośrednio oznacza, że musi być poparty faktami, a także podlegać analizie. Taki standard zostanie uznany za zasadny, jeśli będziesz utrzymywać determinację w jego przestrzeganiu. W przeciwnym razie sprawa jest dosyć prosta, stanie się on bezużyteczny i utraci swoją wartość. Nie respektujesz, nie utrzymujesz – tracisz to co wypracowane.

Ostatnia z kwestii formalnych, która również jest pewnym elementem dyscypliny, to założenie, że standard powinien być w pewien sposób udokumentowany. Dzięki temu zmienia się jego status – uzyskujesz namacalny dowód uzgodnienia warunków, które kierowane są do jego odbiorców.

Sama w sobie definicja standaryzacji odnosi się do działania polegającego na wprowadzeniu, komunikowaniu, przestrzeganiu oraz doskonaleniu uregulowań, jak i standardów, odnoszących się do aspektów pracy. Oczywiście dla naszych potrzeb ponownie ustalmy, że praca może być faktycznie Twoim środowiskiem biznesowym/zarobkowym, ale także mogą być to wszystkie czynności jakie wykonujesz w ramach obowiązków prywatno-domowych.

Po co wdrażać standaryzację i w czym ona się przyda?

Standaryzacja może odnosić się do praktyk sprzątania kuchni, łazienki, wiosennych porządków, gotowania, pieczenia, działań po powrocie z dużych zakupów, prasowania, dosłownie wszystkiego! Wypracowujesz najbardziej skuteczny plan działania, konsultujesz z resztą domowników/współodpowiedzialnych, a następnie razem dbacie o utrzymanie nowego postępowania. O tym jak przygotować się do standaryzacji za chwilę, najpierw kilka warunków wejściowych. Po co tworzy się standardy?

• Dzięki nim prezentujesz najlepszą, najbardziej korzystną i efektywną metodę wykonywania działań.
• Opierają się one o dobre praktyki, wiedzę i doświadczenie – Twoje jak i otoczenia, skoro są więc sprawdzone, warto się na nich skupić.
• Są one podstawą do przekazywania wiedzy i nawyków w pracy (prowadzenie szkoleń).
• Tworzą kryterium oceny, dzięki nim możesz oszacować postęp prac oraz ewentualne odchylenia czy niejasności.
• Spisane w prosty sposób standardy są świetnym źródłem odniesienia, a przede wszystkim są zrozumiałe dla każdej osoby, która ma z nimi styczność.
• Pozwalają rozpoznawać i eliminować marnotrawstwo czasu, energii, przestrzeni, jak i pozostałych zasobów.

Jak przygotować się do pracy standaryzowanej oraz wdrażania standardów?

Żeby sprawa była bardziej przystępna, skupimy się tylko na warunkach domowych. Wszystkie poniżej przedstawione założenia również sprawdzą się w miejscu faktycznej pracy, wtedy przyda się jednak uszczegółowienie niektórych elementów.

• Halo! Wprowadzamy nowy system działania.

Twoim pierwszym działaniem powinno być poinformowanie wszystkich współodpowiedzialnych jakie efekty chcesz osiągnąć poprzez wprowadzenie zmiany postępowania przy rozpakowywaniu dużych zakupów. Na tym etapie możesz udzielić również drobnego przeszkolenia – „Słuchajcie, ilekroć wracamy z torbami pełnymi zakupów, albo zostaje z tym wszystkim sam/a, albo robicie przy tym jeszcze większy bałagan, niż był dotychczas. Od teraz będziemy pracować nad powtarzalnym i najbardziej sprawdzonym sposobem działania, który zapewni, że każdy będzie wiedział gdzie odkładać poszczególne produkty, które pojemniki należy uzupełnić, gdzie wyrzucić i jak składować opakowania oraz jak otwierać niektóre z nich, aby nie wysypać zawartości. Dzięki temu wszyscy zaoszczędzimy czas, naszą energię na przeszukiwanie szafek i wyeliminujemy takie sytuacje jak rozsypana kasza, czy płatki śniadaniowe”.

• Jak dokładnie to wszystko wygląda?

Skoro już wszyscy wiedzą, że będziecie wypracowywać wspólnie nowy standard, przyjrzyj się jak wygląda przebieg procesu pozakupowego. Taka analiza ma na celu identyfikację, a następnie eliminację marnotrawstwa. Gdzie pojawi się zbędny transport czy zbędne ruchy w postaci wypakowywania po jednym produkcie z reklamówki, która znajduje się na stole, daleko od kuchni. Gdzie pojawią się zapasy, ponieważ zakupy robione były z głowy, a nie przy pomocy wcześniej spisanej listy. Gdzie występują braki i defekty w postaci rozsypanych produktów, źle otwartych opakowań, uszkodzonych pojemników z jogurtami itd.

• Jaki jest podział ról?

W tym etapie powinieneś/aś przyjrzeć się, kto wykonuje poszczególne czynności, czy na pewno są one odpowiednio podzielone i co należy zmienić. Dobrym krokiem jest również zmierzenie, ile czasu zajmuje cała procedura rozpakowywania zakupów, po to aby ustalić pewną normę, która wyeliminuje rozwlekanie się całego procesu.

Na płaszczyźnie procesów produkcyjnych lub usługowych – w tym kroku Twoim zadaniem byłoby również zmierzenie czasu poszczególnych operacji, aby następnie ustalić pewne normatywy dostosowane do czasu taktu klienta.

• Na płaszczyźnie procesów produkcyjnych lub usługowych – Analiza zmierzonych czasów cykli oraz całego procesu

W domu ten krok raczej można pominąć, należy zachować zdrowy rozsądek, nawet przy wprowadzaniu standardów 🙂

• Ustalmy sekwencje działania

Na płaszczyźnie procesów produkcyjnych lub usługowych – Zebrane dane odnośnie czynności procesu produkcyjnego oraz czasów ich trwania poddawane są analizie w celu ustalenia standardowej sekwencji pracy.

Skoro wcześniej dokonałeś/aś analizy podziału ról, przyszedł czas na ustalenie standardów działań. Każda sekwencja powinna być dostosowana do ilości osób oraz ich obciążenia. Jeśli na przykład jedno z Twoich dzieci pozostaje w tyle, przenieś część jego zadań komuś innemu. Pamiętaj, że ustalając wspomniane sekwencje, powinieneś/aś opierać się na najlepszych zebranych praktykach.

W tym wszystkim pamiętaj o odpowiedniej kolejności zadań:

• • jak należy się przygotować (umieszczenie wszystkich zakupów w kuchni, umycie rąk),
  • co musi być najpierw wykonane (rozpakowanie mrożonek, miękkich owoców i warzyw),
  • aż do ostatnich kwestii (przesypywanie makaronów, mąki, przypraw itd.),
  • i czynności zakończeniowych (porządki, segregacja odpadów opakowaniowych).

• Przypieczętowanie zmian

To z pewnością jeden z ważniejszych etapów, w którym wszystkie kroki wypracowanych standardów powinny zostać przez Ciebie spisane. Chcąc potraktować to jako integrującą akcję, zaangażuj pozostałych domowników.

W przedsiębiorstwach wszelka dokumentacja i procedury posiadają duży poziom wnikliwości danych technicznych, czasów, podziału czynności itd. Ty śmiało możesz napisać standard na kartce, a następnie przywiesić ją w kuchni, na tablicy lustrzanej lub w innym widocznym miejscu.

Jak napisać taki domowy standard?

• Spisz najbardziej sprawdzony podział czynności, zapisując, która osoba jest odpowiedzialna za dane zadanie.
• Dopisz uwagi o najskuteczniejszym systemie otwierania, przepakowywania i odkładania poszczególnych produktów.
• Zaznacz informację, że narzędzia, produkty oraz inne elementy w kuchni są oznaczone i mają swoje miejsce.
• Jeśli jesteś kreatywny/a, nie wahaj się dodać kilku zdjęć albo symboli, jak dobrze wiesz ilustracja stanowi bardzo ważny element rozumienia i zapamiętywania treści.

• Próbujemy, finalizujemy

Chyba nikt nie myślał, że po jednym razie wszystko będzie idealnie! Siódmy etap to czas na weryfikację, czy wszystko co ustaliłeś/aś w swoim domu ma sens i przynosi oczekiwane rezultaty. Nie obawiaj się wprowadzaj poprawek, to przecież ciągłe doskonalenie! No i oczywiście w międzyczasie nie zapominaj o ważnej metodzie, która pozwoli Ci wprowadzić standaryzację na wysokim poziomie – 5S. Jeśli bowiem chcesz zachować prawidłowy sposób postępowania, musisz zadbać również o organizację przestrzeni.

Może powyższy przykład wdrożenia był mocno prozaiczny, ale właśnie taki miał być. Najprostszy. Jeśli przyjdzie Ci do głowy inny pomysł, nie zastanawiaj się zbyt długo, tylko próbuj!

Standaryzacja może objąć Twoje osobiste i rodzinne działania, a także oczywiście te, które związane są ze sferą biznesową. Jeśli nie jesteś jeszcze wystarczająco przekonany/a, to spójrz jakie możesz osiągnąć rezultaty.

Efekty, jakie przynosi standaryzacja:

• to zbiór najlepszych praktyk, wypracowanych i sprawdzonych, które zapewnią, że wykonywane czynności nawet przez różne osoby będą miały taki sam rezultat, najprościej mówiąc: unifikacja działania, wiele osób – ten sam wynik,
• to co robisz staje się mierzalnym odniesieniem działań,
• dużo łatwiej zrozumiesz wszelkie relacje przyczynowo-skutkowe oraz ewentualne pomyłki,
• dzięki niej znajdziesz punkt wyjścia do rozwiązywania problemów, wprowadzania zmian, korekt i ulepszeń,
• stabilizacja, balans, harmonia, eliminacja codziennego chaosu i bałaganu,
• więcej energii, czasu, czyli wzrost wydajności,
• poprawa jakości, Klient (Ty – wewnętrzny, ktoś – zewnętrzny) otrzymuje za każdym razem produkt/usługę tej samej jakości, bez względu na to kto podejmował się działania.

Czas najwyższy podjąć próbę! Jeśli masz jakiekolwiek pytania i wątpliwości napisz do nas, wspólnie przedyskutujemy każdą kwestię.