O tym, że mamy dylematy podczas określania, które zadania są dla nas ważne, bardziej błahe, pilne czy niepilne, pisałam już kilka razy. Oprócz tej pojawiającej się zagwostki, przychodzi jeszcze pytanie, jak rozplanować to wszystko w czasie, gdy pobocznie wkrada się konieczność rozwiązywania bieżących problemów. Coś w tym jest, że nieustannie poszukujemy satysfakcjonującego narzędzia, metody lub koncepcji, która wesprze nas w lepszej organizacji i pozwoli wyłonić, które działania są dla nas tak naprawdę priorytetem.

Skoro szukamy pomocnego rozwiązania, znaczy to, że prawdopodobnie go potrzebujemy. A jako że potrzeba jest matką wynalazków, przyniosła kolejne ciekawe zagadnienie, jakim jest macierz Eisenhowera. Twórcą narzędzia do ustalania priorytetów jest Dwight David Eisenhower, mężczyzna z długą listą zaszczytów i osiągnięć w historii Stanów Zjednoczonych.

Przechodząc jednak do meritum, należy Ci się wyjaśnienie, czym jest wspomniana macierz Eisenhowera i jakie korzyści może przynieść jej zastosowanie w codziennym życiu jak i w pracy.

Co to jest?

Macierz, matryca, bądź kwadrat to narzędzie do zarządzania swoimi działaniami w czasie. Pozwala na refleksję i ocenę odnośnie naszej aktywności, wspiera w racjonalnym planowaniu, a także faktycznym wyznaczaniu priorytetów. Oznacza to, że rozgranicza pewne kryteria, dotychczas wrzucane do jednego worka. Należą do nich kwestie: ważne, pilne, nieważne i niepilne, które musimy umiejscowić w układzie współrzędnych, a następnie poddać wariacjom i analizie. Więcej rozjaśni Ci obraz:

Zadania ważne

W tym miejscu mówimy o działaniach odnoszących się do celów, które chcesz osiągnąć, a także wartości, które Ci przyświecają. O ile niektóre metody opisywane przeze mnie wcześniej wymagały specjalnego przełożenia na życie prywatne, tym razem macierz faktycznie wykorzystuje się zarówno do spraw codziennych jak i biznesowych.

Jak podejść do określania zadań ważnych?

• Zastanów się, co może przynieść Ci najwięcej zmian oraz dać poczucie satysfakcji z ich wprowadzenia.
• Mierz się z tym, że podjęcie kolejnych kroków może przynieść różne skutki, zarówno pozytywne, jak i negatywne.
• Pamiętaj, że zadania ważne mogą/mają przynieść efekty również w perspektywie długoterminowej.

Co może być zadaniem ważnym?

• złożenie papierów na studia,
• przygotowanie rocznego raportu z podjętych projektów przed zarządem firmy, w której pracujesz,
• zapisanie dziecka do przedszkola,
• złożenie zeznania podatkowego.

Wszystkie te czynności wyznaczają pewien cel, niosą za sobą wizję powodzenia, prywatnego, biznesowego lub rodzinnego progresu lub też odwrotnie – niepowodzenia, w przypadku nie dopełnienia spraw w odpowiednim czasie.

Kłania się więc pojęcie zadań pilnych.

Zadania ważne staną się pilnymi, jeżeli będziesz je zbyt długo odkładać w czasie. Jednak pamiętaj, że wcale tak nie musi być!

Sam w sobie status zadań pilnych natomiast odnosi się do tych, które mają pewien deadline do wykonania i jest on umieszczony w bliskiej perspektywie czasu. Oczywiście może być ona odpowiednio różna – dzień, kilka dni, tydzień, czy 2 tygodnie np. na zamknięcie dużego projektu.

Zadania pilne mogą obejmować te sprawy, dla których samodzielnie wyznaczyłeś/aś termin wykonania. Mogą to być również działania narzucone Ci przez innych (polecenia służbowe, niecierpiące zwłoki kwestie rodzinne), a także te, które przydarzają się niespodziewanie.

Zadania niepilne i nieważne, jak same określenia wskazują, są przeciwieństwem wyżej opisanych spraw.

Jak rozmieścić zadania w macierzy i zwiększyć swoją produktywność?

Ćwiartka zadań pilnych i ważnych: Czas na interwencję

Zacznę od tego, że jeżeli większość Twoich spraw znajduje się właśnie w tym miejscu, jest to pierwszy znak dla Ciebie, że masz problemy organizacyjne. Nie odbierz tego jako zarzut, ale działanie na zasadzie ciągłych interwencji, ponieważ sprawy strategiczne są już w granicy deadline’u, to sygnał, że w założeniach Twojej pracy jest jakieś niedopatrzenie albo nieodpowiednio planujesz swój czas. Co za tym idzie, wzrasta stres, poczucie frustracji, przemęczenia czy wypalenia zawodowego.

Co zrobić w obliczu takich zadań? Pewnie Cię nie zaskoczę, ale po prostu zrób je! Ciężko jest od tak wyciągnąć kluczowe wnioski i zmienić dotychczasowe nawyki, aby zmniejszyć ilość spraw ważnych i pilnych. W tym miejscu przychodzą mi do głowy trzy rzeczy:

• Choć może na początku będzie to miało dla Ciebie mniejszy sens – bo przecież większość spraw jest pilnych i ważnych – twórz matryce przez okres próbny i po jego upływie sprawdź, jak zmieniały się Twoje zapisy.
• Spróbuj rozpisać wcześniej listę zadań – trochę na zasadzie Getting Things Done – metody opisanej we wcześniejszym artykule. To pozwoli Ci zwrócić uwagę na ilość spraw, które kotłują się w Twojej głowie.
• Zapisz sobie w widocznym miejscu treść prawa Parkinsona, które daje naprawdę dużą refleksję: Praca zajmuje cały czas jaki został na nią przewidziany. Im więcej czasu mamy na wykonanie danego zadania, tym więcej czasu ono faktycznie zabierze.

Ćwiartka zadań ważnych, ale niepilnych

Jeśli większość zadań wypiszesz w tej ćwiartce, to naprawdę znasz się na planowaniu. Znasz deadline’y zadań, ale jednocześnie masz świadomość, że są one na tyle odległe, by móc konsekwentnie wykonać każde z nich w należytym czasie. O czym to świadczy? O dyscyplinie. A co to daje? Satysfakcję i motywację do działania.

Podsumowując, zadania znajdujące się w tej ćwiartce opierają się na przemyślanym planowaniu swoich spraw w czasie.

Ćwiartka zadań nieważnych, ale pilnych

Powiedziałabym, że te sprawy wynikają z tego „w co sami się wkręciliśmy” lub też z poczucia, konieczności wykonania pewnych działań, aby nie mieć wyrzutów, że nie załatwiliśmy czegoś dla kogoś. Skąd to się bierze? Często zadania nieważne, traktujemy właśnie odwrotnie – jako te o wysokiej wadze. W konsekwencji, jeśli większość zadań znajduje się w tej ćwiartce, również nie jesteśmy w stanie wyrobić się na zakręcie. Pewne znane internetowe powiedzenie bardzo mi tu pasuje: Tyle roboty, że nie ma kiedy taczki załadować.

Mam nadzieję, że nikt się nie obrazi, ale to po prostu metafora tego, jak zdarza nam się traktować potrzebę:

• wyrzucenia śmieci,
• wywołania zdjęć, bo trzeba je umieścić w albumie,
• umówienia się na spotkanie z koleżanką, traktując to jako zadanie do wykonania.

Jest też oczywiście drugie dno, czyli działania związane z eliminacją wyrzutów sumienia:

• odebranie telefonu od koleżanki, która akurat w danej chwili musi się zwierzyć ze swojego strapienia,
• załatwienie spraw za kogoś z rodziny,
• wysyłanie dwutygodniowego raportu do zarządu, mimo tego że pewnie nie zostanie on (przeczytany) przeanalizowany,
• uczestniczenie w spotkaniu, które nie dotyczy Twojej przestrzeni działania, a co za tym idzie angażowania się w nieswoje zadania.

Co zrobić, jeśli za dużo zadań znajduje się w tej ćwiartce, a to przynosi Ci poczucie straty czasu, a także braku sensu wykonywanych działań? Spróbuj część z nich oddelegować innym osobom. Pamiętaj, superbohaterowie też mieli oddanych pomocników ;), a Ty masz okazję poćwiczyć swoją asertywność.

Ćwiartka zadań nieważnych i niepilnych

To sprawy, które m.in.:

• mogą wiązać się z pożeraczami czasu (bezcelowe przeglądanie Instagrama, czy oglądanie „śmiesznych kotów” na Youtube),
• stanowią Twoje pomysły, które można by było zrobić nawet w związku z bieżącymi planami,
• zaczynasz realizować od tak, nie kończąc wcześniejszych zadań,
• odnoszą się spotkań w pracy, podczas których prowadzona jest bezsensowna dyskusja, nie dająca żadnych wartościowych wniosków.

Co w takim przypadku zrobić? Oczywiście w granicach zdrowego rozsądku ogranicz, część wyeliminuj, bądź przesuń w czasie.

W każdym przypadku znajdź złoty środek

Jeśli każda ćwiartka ma teoretycznie przypisany schemat postępowania, wcale nie oznacza to, że typów działań nie można między sobą mieszać. To ma być Twoja wariacja, która pomoże Ci w organizacji priorytetów i pozostałych czynności w czasie. Dlatego, jeśli będą odpowiednie warunki i okoliczności, zadania ważne i pilne również możesz oddelegować. Jeśli sprawy będą ważne i niepilne, a Ty jesteś świadomy jakie są konsekwencje, jeśli wiesz, że możesz sobie pozwolić na przesunięcie czegoś w czasie, zrób to. Kiedy czujesz, że zbyt dużo czynności, które naprawdę nie mają aż takiej wagi, pochłania Twój czas, spróbuj część z nich wyeliminować. A czasem oglądnij śmieszne koty.

Kwintesencją niech będzie dla Ciebie to, że wszystkie kotłujące się plany i zadania, które masz rozpisane w kalendarzu lub na kartce, możesz wpisać w macierz Eisenhowera. Pozwoli Ci to przeanalizować, jak wygląda Twoje planowanie, w której kategorii masz najwięcej zadań i czy to dla Ciebie dobry znak czy nie.