Nie trawimy marnotrawstwa, bo od niego może Cię rozboleć brzuch! Trochę w żartach, a trochę na poważnie, ale przyznaj, że dużą bolączką i ograniczeniem jest towarzysząca w codziennym życiu strata… Może dotykać ona każdej płaszczyzny: oczekiwania na przystanku autobusowym, dwukrotnego gotowania wody w czajniku, podwójnego sprawdzania dokumentów, czy naprawiania usterek w wyniku niedokładnie wykonanej pracy itd. Jak zidentyfikować, zdefiniować, a następnie wyeliminować źródła występowania marnotrawstwa? Przekonaj się, że jest to możliwe i przeczytaj wprowadzenie do nadchodzącej serii materiałów, które rozłożą je na części pierwsze.

Czym jest marnotrawstwo?

To nieoszczędne gospodarowanie zasobami takimi jak czas, energia, przedmioty codziennego użytku, czy przestrzeń, jaka Cię otacza. Marnotrawstwo to niewykorzystywanie, bądź też nadmierna rozrzutność.

W metodyce Lean Management (ang. Szczupłe zarządzanie) oraz w Toyota Production System marnotrawstwo określane jest słowem Muda. To japońskie wyrażenie oznacza dosłownie „bezużyteczny, daremny, zbędny” i odnosi się do czynności, która zużywa zasoby, a nie przynosi wartości dodanej dla zewnętrznego lub wewnętrznego klienta.

Klientem wewnętrznym w życiu prywatnym jesteś Ty sam/a dla siebie. Świadczysz sobie usługi i wytwarzasz produkty. Robisz to również dla swojej rodziny i znajomych, którzy są Twoimi klientami zewnętrznymi. W sferze biznesowej czy produkcyjnej, klientami zewnętrznymi są podmioty korzystające z otrzymanych od Ciebie dóbr, natomiast klientami wewnętrznymi są Twoi współpracownicy (osoby z innych działów dla których wykonujesz pracę, operatorzy kolejnych linii produkcyjnych itd.).

Wartość dodana to coś, co wykonane jest dobrze za pierwszym razem, co zmienia produkt lub usługę, a także to, za co płaci klient. Nie spodziewaj się, że wszystko co robisz przynosi wartość dodaną… choć z pewnością jest to najkorzystniejszy scenariusz dla każdego z nas. Dlaczego tak jest? Wartość dodana to przyrost wartości dobra lub usługi w wyniku procesu wytwórczego lub twórczego. Oznacza to, że kluczowy proces otacza cała reszta czynności i działań, jakie trzeba wykonać do osiągnięcia rezultatu. W tym miejscu wracamy do marnotrawstwa. Rozkład procesu na czynniki pierwsze pozwala ocenić co jest wartością dodaną, co stratą konieczną, a co stratą czystą. Ułatwieniem w zrozumieniu będzie przykład:

Wyobraź sobie klasyczną poranną scenę robienia herbaty. Podchodzisz do czajnika, włączasz go, a po chwili zauważasz, że w środku jest za mało wody. Bierzesz czajnik do ręki, otwierasz klapkę, odkręcasz kran i nalewasz wodę (zwykle więcej niż trzeba na jeden kubek). Następnie po wykonaniu wszystkich pozostałych czynności włączasz wreszcie czajnik i czekasz… ile to wszystko trwa! W takim razie skoro masz jeszcze dwie minuty, bo przecież w czajniku są 2 litry wody, a nie 500 mililitrów, postanawiasz zrobić sobie kanapkę, albo… tosty francuskie. Gdy już ciepłe i przepyszne tosty leżą na talerzu, Ty przypominasz sobie o herbacie, a woda już odrobinę wystygła. Włączasz więc znowu czajnik, tym razem na 15 sekund. W międzyczasie wyciągasz kubek z szafki, ale ten duży, ulubiony, który jednak znajduje się w drugiej szafce i wreszcie umieszczasz w nim saszetkę, jedną, bo drugą, która wpadła przez przypadek odkładasz z powrotem do pudełka. Następnie dokonuje się wyczekiwana chwila zalania herbaty, oczywiście po tym jak sięgniesz po czajnik. Herbata zalana, parzy się, więc Ty odkładasz czajnik i dodajesz później trochę cukru oraz soku z pigwy, który niefortunnie kapnął na blat kuchenny. Trzeba posprzątać stanowisko, czas, czas, czas. Jednak rezultat został osiągnięty, masz herbatę… i tosty. Można by założyć gorszy scenariusz, w którym przypominasz sobie, że przecież nie słodzisz, ale chyba już wystarczy. Teraz pada pytanie gdzie jest wartość dodana, a które z czynności to strata konieczna oraz strata czysta.

Na cały proces poświęcone zostały produkty, czas oraz energia. To wszystko nie mało kosztowało! Ty płacisz za wszystko, a wartością dodaną jest tylko zalanie herbaty, dodanie cukru i soku. Dlaczego? I przede wszystkim dlaczego tylko to? Zalewając herbatę wrzątkiem oraz dodając cukier i sok, zmieniasz produkt, zachowujesz jakość i płacisz, bo przecież dokładnie tego chciałeś/aś. Cała reszta to pozostałe koszty, czyli czynności poboczne. Jednak część z nich przecież była konieczna do wykonania zadania. To właśnie tak zwana strata konieczna – choć nie dodaje wartości, to nie zawsze da się z niej zrezygnować, ponieważ prowadzi ona do oczekiwanego rezultatu. W procesie parzenia herbaty stratą konieczną jest m.in.: otwarcie i zamknięcie czajnika, nalanie wody do niego, pobranie kubka itd. Zwróć uwagę na to, że te czynności można optymalizować i usprawniać, dzięki czemu zaoszczędzisz swoje zasoby. Wcale nie musisz zalewać czajnika do pełna, wystarczy, że uzupełnisz go taką objętością wody na jaką masz zapotrzebowanie. Część procesów możesz uszczuplić, a niektóre zupełnie wyeliminować. Redukcji powinny być poddane straty czyste, czyli m.in.: nadmierne przetwarzanie w postaci podwójnego gotowania wody, zbędne ruchy widoczne w trakcie poszukiwania kubka (może Twoje przedmioty i narzędzia są źle zorganizowane w przestrzeni?), defekty w postaci rozlanego soku, oczekiwanie itp.

Czy teraz wszystko jest dla Ciebie bardziej zrozumiałe i logiczne? Choć jest to bardzo prozaiczny przykład, zobacz, że wszędzie dookoła Ciebie panoszy się marnotrawstwo. Zastanów się jak wyglądają Twoje codzienne obowiązki, rutynowe czynności – dokładnie każdą z nich można z pewnością usprawnić, odpowiednio zarządzając czasem i pozostałymi zasobami.

Aby wewnętrzna refleksja była prostsza, już wkrótce ukaże się pełna analiza wszystkich zdefiniowanych 8 Muda. W każdym z artykułów przeczytasz o ich charakterystyce i dowiesz się jak im przeciwdziałać i je eliminować.

Na koniec jeszcze wyliczenie typów Muda