Zanim wrócimy do kwestii strategii myślenia wizualnego, która została zapowiedziana w ostatnim tekście, pora na przerywnik i to nie byle jaki. Dzisiejszy artykuł poświęcony jest zarządzaniu czasem. Czy Ciebie również frustrują rozjeżdżające się plany, brak organizacji I ciągły pośpiech? Temat ten porusza dzisiaj Klaudia. Przygotowała dla Ciebie opis 9 wartościowych technik, które pomogą Ci wprowadzić trochę ładu I efektywności w działania. Zapraszam do czytania!

Codziennie każdy z nas zmaga się z wieloma zadaniami, zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.

Czy zdarza Ci się jednak na koniec dnia zrobić podsumowanie i złapać na tym, że pomimo świetnego planu w głowie, połowa Twoich zadań nie została zrealizowana?

Zostawiasz je zatem na kolejne dni, plany się nawarstwiają, a wokół Ciebie zaczyna panować coraz większy chaos. Jako ratunek przychodzi ogólnopojęte Zarządzanie Czasem.

Czym ono jest?

Możemy je określić jako optymalne wykorzystanie czasu, pomocne w dążeniu do zamierzonych celów. Jest to również zbiór technik ułatwiających planowanie oraz wykonywanie zadań, jakie mamy do zrealizowania.

Metod i technik zarządzania czasem jest bardzo dużo, jednak w poniższym artykule przedstawię Ci kilka prostszych, jak i tych bardziej angażujących. Przydadzą się one do planowania czasu w domu oraz w pracy.

1. Lista TO DO

Pierwszą propozycją jest dość popularna metoda listy „TO DO”. Niezaprzeczalnie chyba każdy z nas zrobił w życiu chociaż raz listę zadań do wykonania! O co dokładnie chodzi? Banalnie prosta sprawa: tworzysz listę rzeczy, które chcesz wykonać danego dnia/tygodnia. Najważniejsze w tej metodzie jest to, by swoje zadania przelać na papier, bądź też wpisać jako notatkę na urządzeniu mobilnym, tak byś mógł/a odznaczyć wykonane zadania.

2. Fotografia czasu pracy

To metoda, którą możesz potraktować jako rozwinięcie listy „TO DO” lub korzystać z niej niezależnie. Traktując ją jako wspomniane poszerzenie, należy przy każdej czynności, prócz odznaczenia wykonania zadania, wpisać ile czasu trwała jego realizacja. Pozwoli to na dokładną analizę dnia, a następnie optymalizację. W ten całkiem przystępny sposób zobaczysz co pochłania najwięcej Twojego czasu, co można wyeliminować lub po prostu zmienić na bardziej dogodną wersję.

Jeśli jednak nie masz listy, to warto abyś przez kilka dni zapisywał/a każdą czynność, a obok niej ustalił/a, jak długo Ci to zajęło. Dzięki temu zobaczysz, ile poświęciłeś/aś czasu na działanie, a ile na rzeczy nieplanowane, bądź też na tzw. rozpraszacze. Czym one mogą być? To np. rozmowa telefoniczna czy też sprawdzenie social mediów w trakcie pracy.

Wracając na chwilę do zapisywania… jeśli kwestia ta odnosi się do pracy, faktycznie dobrze by było zachować konsekwencję w pomiarach i analizie. Natomiast w przypadkach domowych nie traktuj sprawy zbyt przesadnie! Trzeba zachować zdrowy rozsądek, sprawdź i spisz czas wykonywanych czynności, ale zdecydowanie bez wykorzystywania stopera 🙂

Co uzyskasz dzięki zastosowaniu fotografii czasu pracy? Warunki do przeanalizowania, jak rozkładają się Twoje obowiązki, momenty dla siebie, czy wspomniane rozpraszacze w perspektywie dnia, tygodnia itd.

3. Bloki Czasowe

Technika ta będzie ciekawą propozycją dla osób, które lubią układać sobie pracę według kryteriów. Bloki czasowe grupują naszą pracę. Przywołajmy jakiś podział obowiązków w pracy: tworzenie raportów; spotkania; projekty. Tym sposobem powstają trzy kategorie – bloki czasowe, a pod każdym z nich możesz dopisać swoje poszczególne akcje. Pamiętaj jednak o tym, by między tymi blokami zrobić sobie przerwę. Potrzebujesz czasu nie tylko na naładowanie akumulatorów, ale również zapasu na niespodziewane zdarzenia. Dobrym przykładem są spotkania, które często mają tendencję do przeciągania się.

W tej sytuacji warto mieć zatem zapas czasowy, by ze spokojem dokończyć spotkanie i rozpocząć kolejne działania.

4. Pomodoro

Metodę Pomodoro można nazwać zdecydowanie klasykiem wśród technik zarządzania czasem! W ramach ciekawostki nazwa Pomodoro wzięła się od kuchennego czasomierza, którego kształt to pomidor. A na czym ona polega?

Pracę wykonujesz w konkretnych blokach czasowych. Każdy blok trwa 25 minut, między nimi robisz sobie 5 minut przerwy i kolejny blok. Po czterech cyklach powinieneś/nnaś zrobić sobie dłuższą przerwę, około 30 minutową, a następnie możesz wrócić z powrotem do pracy. Jeśli natomiast uda Ci się wykonać zadanie przed czasem robisz pięciominutową przerwę i działasz dalej. Wszystko opiera się o założenie, że jesteś najbardziej efektywny przez 25 minut. Wykorzystując tę metodę należy pamiętać, że skupiasz się wtedy tylko i wyłącznie na wykonaniu swojego zadania.

5. SMART

Metoda SMART pomaga Ci sformułować i określić Twoje cele. Nazwa jest złożona z pierwszych liter pięciu kryteriów, jakimi powinniśmy się kierować:

• Specific – (sprecyzowany, skonkretyzowany) – cel powinien być jednoznacznie sformułowany, nie pozwalając na dowolne interpretacje.
• Measurable – (mierzalny) – chcąc osiągnąć dany rezultat powinieneś/nnaś mierzyć postęp jego osiągnięcia, to kryterium mówi o formułowaniu celu tak, abyś był/a w stanie liczbowo sprawdzić na jakim etapie realizacji akurat jesteś i ile/co pozostało Ci do końca.
• Ambitious – (atrakcyjny/ambitny).

bądź

• Achievable – (osiągalny) – istnieją dwie interpretacje tego kryterium, pierwsza odnosi się do tego, aby cel był złożony, postawiony na wysokim poziomie, druga podkreśla, że mierząc ambitnie należy formułować cel możliwy do osiągnięcia.
• Realistic – (realistyczny).

bądź

• Relevant – (istotny) – te kryteria również stosowane są wymiennie i raczej już poprzez swoje określenia wydają się zrozumiałe, cel powinien mieć dla Ciebie wartość, a jego osiągnięcie powinno nie przekraczać Twoich możliwości.
• Timely/ Time bound – (terminowy/określony w czasie) – wyznaczany cel w tej metodzie powinien posiadać ramy czasowe, rozpoczęcia, jak i zakończenia, co prowadzi do kontroli nad postępem realizacji i większej mobilizacji.

W efekcie mamy 5 cech, które precyzują cel. Określając go w ten sposób, zwiększasz prawdopodobieństwo jego realizacji i sprawniejszego działania.

Koniecznie należy Ci się jeszcze przykład, aby lepiej wyobrazić sobie określanie kryteriów.

• Ogólny cel: napisanie książki.
• Sprecyzowany cel: książka będzie dotyczyć tematyki autoprezentacji i sztuki wypowiedzi, źródłem będą sprawdzone techniki i metody działania.
• Mierzalny cel: książka będzie miała około 150 stron, więc żeby zdążyć w wyznaczonym czasie będę pisać po 5 stron dziennie, czyli tyle ile mniej więcej będzie miał każdy podrozdział.
• Ambitny/Osiągalny cel: to moja pierwsza książka w życiu, ale wiem, że uda mi się ją napisać, a następnie wydać.
• Realistyczny/Istotny cel: spełniam ważny dla mnie plan, ale wszystko będzie wykonalne, jeśli będę przestrzegać założeń postępu pisania, nie utracę mobilizacji i będę pamiętać o deadlinach.
• Terminowy cel: napisanie książki na powyższych warunkach powinno mi zająć około 6 miesięcy, rozpoczynając dzisiaj wyznaczam koniec marca na zakończenie projektu.

6. Mapa myśli

To nic innego jak graficzne przedstawienie celów, zadań, notatek. Może służyć nie tylko do efektywnego zarządzania czasem, ale również do nauki. Jest to metoda, która daje dużą swobodę autorowi. Mapę możesz przedstawić zarówno na kartce papieru jak i za pomocą programów komputerowych. Zbiera w całość plan, dzięki temu angażujesz obie półkule mózgu, kreujesz i tworzysz, a nie odtwarzasz.

A tutaj kilka ciekawych linków prezentujących darmowe strony do tworzenia map myśli online. Znajdziesz w nich również bardziej szczegółowe informacje i zalecenia. Warto sprawdzić:

• https://sardynkibiznesu.pl/przydatne-programy-przedsiebiorcy/mapy-mysli-darmowe/
• https://creately.com/pl/lp/mapa-mysli-online/?gclid=CjwKCAjwwab7BRBAEiwAapqpTGPdqQgCVrrUFH1o__bvXFcqfsz24Ieir5U-f5CantfKUIZQxseyhBoCzVIQAvD_BwE
• https://www.canva.com/pl_pl/wykresy/mapy-mysli/
• https://bubbl.us/

7. Salami

Metoda czy też taktyka salami umieszczona jest tutaj bardziej w formie ciekawostki. Wywodzi się ona z praktyki stopniowego przejmowania władzy w państwach zajętych przez ZSRR podczas II Wojny Światowej.

Dlaczego jest więc wspomniana? Wiąże się bowiem z dążeniem do osiągania celów, poprzez stosowanie drobnych działań. Zarządzając swoim czasem z pewnością nie oczekujesz, że duży projekt uda się skończyć w trybie natychmiastowym, tylko dzielisz go na mniejsze etapy, które stopniowo realizujesz.

W tym miejscu właśnie należy wrócić do metafory salami. Bez względu na to czy jesteś smakoszem, czy stronisz od tego rodzaju wędliny, wyobraź sobie, że leżą przed Tobą dwa talerze, jeden z cienko pokrojonymi plasterkami, drugi z całą lagą. Co byś wybrał/a? Przypuszczam, że większość zdecydowałaby się na drobniejsze kawałki.

Taki też jest wydźwięk taktyki, Twoje działania mają być jak wspomniane plasterki salami, podzielone na pomniejsze etapy czasowe, które finalnie prowadzą do zamknięcia projektu.

8. Metoda 5S a zarządzanie czasem

Warto również przypomnieć o 5S, choć nie dotyczy stricte zarządzania czasem, pozwoli Ci nim efektywniej zarządzać, przez co Twoje dni będą bardziej uporządkowane.

• 1S – Selekcja: usuwaj ze stanowiska pracy każdą niepotrzebną rzecz.
• 2S – Systematyka: przedmiotom, które zostały i są potrzebne do pracy lub codziennych obowiązków, wyznacz miejsca.
• 3S – Sprzątanie: uporządkuj miejsce pracy.
• 4S – Standaryzacja: określ standard pracy, działań, wprowadź je w namacalnej postaci w pracy lub w domu.
• 5S – Samodyscyplina: pilnuj, by wprowadzenie wcześniejszych kroków było utrzymane i kultywowane.

To zaledwie ułamek informacji, który miał odswieżyć wiedzę z zakresu 5S, jeśli chcesz sięgnąć po więcej, przejdź do artykułu, który został w pełni poświęcony omówieniu tej metody.

9. Planowanie następnego dnia

No i na koniec coś oczywistego… najważniejszą rzeczą w zarządzaniu czasem niezaprzeczalnie jest planowanie. Warto jest podsumowywać dzień i pomyśleć nad planem na kolejny. Dużo łatwiej jest się zorganizować wiedząc, co Cię czeka, niż rano zasiąść do planowania. Twój dzień może stać się efektywniejszy dzięki wcześniej przygotowanemu planowi.

Sposobów na zarządzanie czasem jest mnóstwo, tak naprawdę od Ciebie zależy, który z nich wybierzesz. Najważniejsze jest to, by pamiętać, że dzięki wykorzystaniu konkretnych technik i metod, jesteś w stanie osiągnąć więcej, być bardziej efektywnym/ą, co przynosi wyczekiwany rezultat jakim jest oszczędność czasu na inne działania lub chwilę odpoczynku.

Autorka: Klaudia Drobek

Absolwentka AGH w Krakowie, w trakcie studiów aktywna członkini Koła Naukowego “Zarządzanie”. Aktualnie pracuję w Philip Morris Polska jako Technik Procesu. Uwielbiam planować i porządkować swoje działania w czasie. Kwestia ta towarzyszy mi w pracy, jak i w domu. Zarządzam swoim czasem i znajduję wolne chwile na czytanie książek oraz pochłanianie hektolitrów herbaty.