Czy pamiętasz swoje czasy dzieciństwa i tą niesamowitą dociekliwość niczym u certyfikowanego agenta śledczego? Czy zarzucałeś/aś swoich rodziców ciągłymi pytaniami „a dlaczego?”. Zapewne nie wystarczało Ci proste wytłumaczenie i dogłębnie drążyłeś/aś temat, co po pewnym czasie mogło wywołać zmęczenie u Twojego źródła informacji. Ale to właśnie ta dziecięca ciekawość stanowiła jedną z najbardziej skutecznych dróg do poznawania różnych zagadnień czy rozwiązywania problemów.

W artykule „Przygotowanie do życia na Leanie” oraz jego kontynuacji „Dom Toyoty” przedstawiłam zarys historyczny metodyki Lean management oraz jej strukturę, czyli narzędzia, metody i zasady. Metodę 5 Why – czyli dosłownie tłumacząc „5 Dlaczego” należy umiejscowić w drugim filarze wspomnianego Domu. Swoją praktyczną odsłonę miała już wiele lat temu i aż dziwne, że nie przedostała się ze świata produkcyjnego do przestrzeni codziennych spraw i obowiązków. To w Toyota Motor Company po raz pierwszy zdecydowano się na analizę źródeł problemów właśnie poprzez nieustanne zadawanie serii pytań „dlaczego”. Powtarzano je tak długo, aż odpowiedź była satysfakcjonująca. Kto wie czy pomysłu nie podsunęły autorom metody właśnie ich ciekawskie dzieci, a może sam Sokrates?

Zanim przejdę to szczegółowego opisu metody należy Ci się jeszcze wyjaśnienie skąd pojawia się tutaj wspomnienie o starożytnym greckim filozofie.

„Wiem, że nic nie wiem”

W tym wyrażeniu zawiera się niemalże cała filozofia Sokratesa, który nieustannie poszukiwał prawdziwej wiedzy. Jego sposób postępowania w rozmowach został nazwany metodą sokratyczną. Została ona rozdzielona na dwa kierunki:

• Majeutyczną:
  • Z pozytywnym wydźwiękiem,
  • Poprzez zadawanie szeregu pytań Sokrates wydobywał ukrytą, drzemiącą w rozmówcy wiedzę,
  • Zdobycie prawdziwej wiedzy miało korzyści dla obydwóch stron.
• Elenktyczną:
  • Z negatywnym wydźwiękiem,
  • Przyjmując postawę osoby o mniejszej wiedzy Sokrates zadawał pytania swojemu rozmówcy, które zbijały jego argumenty,
  • W efekcie odpowiadający dochodził do zaprzeczenia przytoczonych na początku informacji, uświadamiając sobie, że nie posiada prawdziwej wiedzy, a jedynie przypuszczenia.

Można powiedzieć, że droga Sokratesa do zdobycia wiedzy była niezwykle długa i pełna zakrętów. Cała jej idea jednak opierała się o nieustanne poznawanie, dopytywanie, prowadzenie dialogów w celu dowiedzenia się dlaczego…

Na czym polega 5 Why?

Jak sama nazwa wskazuje, metoda ta zakłada aby po zdefiniowaniu problemu zadawać serię pytań „dlaczego”, aż do uzyskania odpowiedzi na przyczynę źródłową sprawy. Należy jednak zawsze przed jej zastosowaniem zastanowić się czy będzie wystarczająco skuteczna. Jeśli problem jest bardziej złożony, warto sięgnąć po inne narzędzie (diagram Ishikawy zwany również diagramem rybiej ości lub 5W2H), a z 5 Why skorzystać jako uzupełnienie.

Schemat metody:

• Postępowanie powinno być koniecznie spisane na kartce bądź tablicy. Słowne dążenie do rozwiązania problemu niesie ze sobą ryzyko, że o czymś zapomnimy, przeoczymy lub błędnie zapamiętamy/ przekażemy informację.
• Na kartce zapisz powstały problem.
• Zadaj pytanie „dlaczego” wymieniony problem powstał i zapisuj kolejne odpowiedzi.
• Jeśli wspomniana odpowiedź nie jest satysfakcjonująca i nie przedstawia przyczyny źródłowej, zadaj kolejne pytanie „dlaczego”.
• Taką procedurę zadawania pytań powtarzaj, aż do uzyskania celu.

Prozaiczny przykład z życia codziennego:

• Moje słuchawki do telefonu nie działają.
• Dlaczego słuchawki do telefonu nie działają?
• Ponieważ mają przerwany kabel.
• Dlaczego słuchawki mają przerwany kabel?
• Ponieważ wyciągając je z torebki, zahaczyłam o zamek.
• Dlaczego wyciągając słuchawki z torebki zahaczyłaś o zamek?
• Ponieważ zawsze wrzucam je luźno do przegrody torebki.
• Dlaczego wrzucasz słuchawki luźno do przegrody torebki?
• Ponieważ nie mam specjalnego futerału.
• Dlaczego nie masz specjalnego futerału?
• Ponieważ mi się zgubił.

Przyczyna: Słuchawki zostały uszkodzone poprzez nieodpowiednie przechowywanie

Działania korygujące: Zakupienie futerału

Przykład nr II:

• Klient otrzymał zimną herbatę.
• Dlaczego?
• Ponieważ czajnik nie zagotował wody.
• Dlaczego?
• Bezpiecznik we wtyczce został przepalony.
• Dlaczego?
• Ponieważ zainstalowano niewłaściwy bezpiecznik.
• Dlaczego?
• Wymagany bezpiecznik nie został określony.

Przyczyna: Podczas instalacji prądu nie sporządzono specyfikacji bezpieczników.

Działania korygujące: Sporządzenie specyfikacji niezbędnych elementów do instalacji prądu.

Jak pokazują przykłady, metoda 5 Why jest dosłownie dziecinnie prosta. Jest naprawdę skuteczna i nie wymaga żadnego specjalistycznego przygotowania. Wzbudza analityczne myślenie, kreatywność oraz skłania do samodzielnej identyfikacji problemu. Jest też i oczywiście druga strona medalu. Zauważ, że działanie metody przypomina prowadzenie dochodzenia, a drogą dedukcji możesz również dojść do błędnych wniosków lub zbytnio zapętlić się w ilości pytań. Ale tutaj po raz kolejny z pomocą przychodzi zdrowy rozsądek. Jak już wiele razy wspominałam z wszystkiego warto korzystać i próbować, pamiętając przy tym, że narzędzia które proponuję mają Ci ułatwić (a nie skomplikować) codzienne planowanie i organizację.