W poprzednim artykule mogłeś/aś przeczytać o ciągłym doskonaleniu samego siebie. Tekst ten stanowi bardzo dobre połączenie między analizą typów marnotrawstwa, ich eliminacją, a własnym rozwojem i dążeniem do życia zgodnie z koncepcją Lean. Jeśli chcesz poszerzać swój potencjał, musisz zapewnić sobie najpierw odpowiednie warunki, zarządzając swoim czasem, przestrzenią oraz procesami. Czyli odpowiednio organizując i spełniając się w codziennych obowiązkach w pracy, jak i w domu.

„Przygotowanie do życia na Leanie” miało stanowić przedsmak olbrzymiego materiału, jaki ma pokazać Ci, że Twoje życie również może funkcjonować zgodnie z ideą szczupłego zarządzania (Lean Management).

Skoro już poznałeś/aś jedną z głównych przesłanek jaką jest eliminacja Muda, najwyższy czas przejść do obiecanego tematu wizualizacji Domu Toyoty.

Obrazy są nieocenioną pomocą w zapamiętywaniu. Na każdym etapie naszego życia stanowią narzędzie wspierające przyswajanie treści merytorycznych, trudnych zagadnień, obcobrzmiących nazw itd. Jeśli jesteś rodzicem, to z pewnością swoim dzieciom kupiłeś/aś niejedną książkę, którą tak naprawdę stanowią same ilustracje. Dzięki temu, drobnymi krokami, Twoje pociechy zapamiętują jak wyglądają zwierzęta, kwiaty, czy przedmioty codziennego użytku. Nasz mózg przecież działa na zasadzie skojarzeń i upraszcza wiele rzeczy właśnie dzięki systemom znaków graficznych. Czy wyobrażasz sobie, aby nie było znaków drogowych, oznaczeń toalet, emoji w wiadomościach, czy symboli na metkach ubrań? No właśnie, przez całe nasze życie ilustracje, infografiki czy wizualizacje pokazują swoją wysoką wagę w komunikacji i zdobywaniu wiedzy.

Chcąc dokonać poglądowego rozkładu Lean’owego, warto skorzystać więc z zapowiedzianego wcześniej obrazu jakim jest Dom Toyoty. Metody i narzędzia często o nieintuicyjnych nazwach zawarte są w jednej grafice, która nagle rozjaśnia strukturę, a co za tym idzie poszczególne funkcjonalności Lean. Chcąc zapamiętać ten obraz, a także towarzyszące mu opisy, wystarczy uciec się do pewnych wyobrażeń.

Aby lepiej przedstawić sprawę, pozwolę sobie na przytoczenie subiektywnej wizji, popartej osobistym doświadczeniem.

Przywołując wspomnienia, przychodzą mi na myśl prowadzone kiedyś szkolenia dla operatorów, którzy tak naprawdę dopiero wkraczali w nową wizję organizacji produkcji. Jak wiadomo przedstawienie „suchej” teorii nie przynosi aż takiego efektu. Cel był wyższy zarówno dla mnie – przekazać wiedzę i trafić do odbiorcy, jak i dla panów – zrozumieć ją i zapamiętać. Spotkania te wymagały więc od nich pobudzenia swojej wyobraźni, natomiast ode mnie dołożenia wszelkich starań, aby treści przedstawione były jak najbardziej obrazowo. Jak bowiem można wyobrazić sobie Dom Toyoty? Co to tak naprawdę może być? Przytoczę jedną historię opisującą wspomniane szkolenie:

…Spotkanie odbywało się bezpośrednio przy maszynach, za które odpowiadali operatorzy. Rozpoczęłam od pytania, chcąc nieco rozluźnić atmosferę –

Co powinien zrobić każdy mężczyzna w swoim życiu?

Panowie chichocząc odpowiedzieli – Spłodzić syna, postawić dom, no i oczywiście posadzić drzewo. – Może mogło być to dla nich trochę dezorientujące, ale ja już przez to zwykłe skojarzenie byłam bliżej swojego celu.

No dobrze, to skupmy się teraz na tym domu, jak to wszystko wygląda? – spytałam, a panowie zaczęli szybko i nieskładnie wyrzucać swoje sugestie. Żeby zebrać wspólny wniosek poprosiłam wszystkich o zamknięcie oczu i wyobrażenie sobie jak ma wyglądać opisywany przez nich dom.

– Pierwsze co, potrzebne są nam fundamenty! Muszą być solidne, zbudowane tak, aby mogły utrzymać całą konstrukcję. Stabilne fundamenty są, dosłownie mówiąc, podstawą dla pozostałych etapów budowy i całej organizacji. – Bingo! Dla mnie ta wypowiedź była strzałem w dziesiątkę, dlatego przyznając wszystkim rację, przeszłam do tłumaczenia czym jest fundament Domu Toyoty.

Podstawą w funkcjonowaniu procesów jest prawidłowa organizacja miejsca pracy. Stosując metodykę 5S jesteśmy w stanie zapewnić ergonomię stanowiska pracy, uniknąć zbędnych ruchów, poszukiwania części, zredukować straty w postaci pomyłek procesowych czy też wynikające z uszkodzenia źle składowanych komponentów. Szereg atutów, jakie przynosi 5 kolejnych kroków postępowania, utrwalonych jako algorytm ciągłego doskonalenia miejsca pracy, można by wymieniać jeszcze długo (ale na to będzie poświęcony osobny artykuł, który uzupełni tę treść, jak i fragment z tekstu o Zapasach).

1. (S) Selekcja – weryfikujesz słuszność występowania poszczególnych narzędzi, elementów i części na stanowisku,
2. (S) Systematyka – dla wyłonionych w selekcji kluczowych przedmiotów (maszyn) nadajesz stałe miejsca, tworząc etykiety i wyznaczając pola odkładcze (zdefiniowane strefy),
3. (S) Sprzątanie – porządkujesz stanowisko zgodnie z ustaleniami dwóch wcześniejszych kroków, a także utrzymujesz ład miejsca pracy w postaci codziennych czynności sprzątających,
4. (S) Standaryzacja – wcześniej wprowadzone czynności utrwalasz jako standard występujący pod postacią instrukcji standaryzacyjnych dla odpowiednich stanowisk oraz tablic cieni (czyli powierzchni tablicy, ściany, czegokolwiek, na której dosłownie narysowane są cienie przedmiotów, które mają się tam znajdować),
5. (S) Samodyscyplina – kultywujesz wypracowane standardy, chcąc utrzymywać organizację i doskonalić dotychczasowy stan.

Zaraz przy 5S można umieścić w fundamencie standaryzację, która funkcjonuje również jako osobna metoda (nie myląc z 4 krokiem 5S). Zapewnia ona najbardziej efektywny sposób wykonywania danego działania oraz zarządzanie wizualne, czyli metodę zarządzania mającą przekazać informacje w czytelny, intuicyjny sposób za pomocą znaków, obrazów, czy symboli.

No dobra, skoro mamy fundament to co dalej? – spytałam.

Panowie szybko odpowiedzieli, że ściany z pustaków szalunkowych itd. Mieli oczywiście rację, tylko że Dom Toyoty prezentuje się trochę inaczej. Poprosiłam pana X, aby stanął stabilnie na dwóch nogach, w lekkim rozkroku. Pozostali uczestnicy szkolenia stali z ugiętą nogą lub na baczność.

Teraz zrobimy eksperyment – powiedziałam – na potrzeby szkolenia, proszę aby jeden z panów wystąpił. Proszę, aby spróbował Pan swoją ręką wytrącić ze stabilnej postawy jednego z kolegów w grupie oraz pana X. W efekcie pan z grupy zachwiał się, poprawiając się szybko, natomiast pan X ani drgnął.

Miałam swoją konkluzję – Szanowni Panowie, w Domu Toyoty na fundamencie stoją dwa solidne filary, które wzajemnie na siebie oddziałują, a każdy z nich zapewnia odpowiednią stabilność procesów. Dla odzwierciedlenia filarów potrzebne mi były Wasze nogi, które przecież również Was utrzymują w prawidłowej postawie.

Pierwszy filar nazwany Just in Time, oznacza „dokładnie na czas” (może przypominasz sobie to artykułu Nadprodukcja). Odnosi się on do utrzymywania bezzapasowego systemu o niezakłóconym przepływie, gdzie procesy wykonywane są dokładnie pod zamówienie klienta, z precyzyjnie określonymi parametrami czasu, ilości, jakości, kosztów itd.

Drugi filar, Jidoka, odpowiada za zapewnienie możliwie bezusterkowej organizacji procesu, obejmując zapobieganie powstawaniu błędów, automatyczne zatrzymywanie maszyn, jakość wbudowaną w stanowisko oraz cały system analizy i identyfikacji problemów.

… Na razie nie będzie więcej teorii, ponieważ chciałabym żebyście zapamiętali na czym to w ogóle polega. Dlatego zadam kolejne pytanie: jeśli mamy już filary, to co przychodzi dalej?
Tutaj znowu pojawił się temat okien i kilku innych elementów, ale finalnie doszliśmy z grupą do konsensusu, że zwieńczeniem będzie dach. Dach, który ma na celu chronić całą wybudowaną konstrukcję i symbolicznie oddawać ideę ciągłej pracy nad utrzymaniem i usprawnianiem dotychczasowego stanu. W ramach więźby dachowej znajduje się więc dążenie do redukcji kosztów i czasu procesów oraz utrzymania jak najwyższej jakości i wydajności pracy.

– Na koniec pozostało wypełnienie, czyli aranżacja wnętrza stanowiąca serce Domu Toyoty. Tutaj rolę mebli odgrywa Kaizen – filozofia ciągłego doskonalenia i kreowania zmian małymi krokami, prowadząca do skutecznej ewolucji (a nie chaotycznej rewolucji) procesów i ich organizacji.

– Ostatecznie do Domu wprowadza się ludzi, ponieważ to oni budują kulturę pracy oraz mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania procesów.

W tym miejscu kończę historię szkolenia i mam pytanie do Ciebie! Czy wiesz dlaczego spisałam ten przykład z produkcji i dedykuję go Tobie?

Ponieważ Ty też możesz zamknąć oczy i wyobrazić sobie Twój dom zgodny z ideą Domu Toyoty. Możesz mieć tak samo solidny fundament oparty o odpowiednią organizację miejsca w pracy oraz w domu, możesz stosować zasady standaryzacji i zarządzania wizualnego oraz nieustannie eliminować marnotrawstwo. Następnie, stojąc stabilnie, możesz wybudować w głowie dwa filary, które pozwolą zapewnić Ci większą płynność wykonywanych obowiązków, wyeliminują niepożądane działania oraz pomogą rozwikłać niejeden problem. Zwieńczeniem też może być dach, który będzie symbolizował Twoją dbałość o zarządzanie budżetem oraz jakość wykonywanych przez Ciebie zadań. Jako, że to Twój dom, będzie w nim miejsce na budowanie osobistej kultury z członkami Twojej rodziny oraz współpracownikami. Nie powinno też zabraknąć miejsca na Kaizen i wprowadzanie małych, doskonalących kroków.

Po tak obszernym wstępie będziesz mógł/a śmiało przejść do szczegółów. Każdy kolejny artykuł będzie dedykowany osobnej metodzie, narzędziu czy zasadzie. Otrzymasz dużo praktycznych porad i materiałów, które pomogą Ci wcielić działania w życie.

Gotowy/a do życia na Leanie?